अध्याय 5, क्लब प्रतिक्रिया संरचना¶

न्यूनतम संरचना: पाँच जना पर्याप्त छन्¶

तपाईंले कम्पनीहरू, फर्महरू, अस्पताल विभागहरू सञ्चालन गर्नुभएको छ। तपाईं जान्नुहुन्छ कि संकट संरचनाको सामान्य संगठनात्मक ढाँचासँग कुनै सम्बन्ध हुँदैन। यो सपाट, द्रुत, कार्य-संचालित हुन्छ। विपद्मा, कागजी कार्यविधि (नोकरशाही) ले ज्यान लिन्छ।

रोटरी क्लबको विपद् प्रतिक्रिया संरचना न्यूनतम पाँच जना मा निर्भर हुन्छ:

CLUB PRESIDENT
│   Activation decision — District liaison — Spokesperson
│
├── DISASTER COORDINATOR
│   │   Plan maintenance — Contacts — Training
│   │
│   └── DRC COMMITTEE (3 members)
│       ├── Member 1: Logistics
│       ├── Member 2: Communications
│       └── Member 3: Finance
│
└── MEMBERS DESIGNATED BY SKILL SET
    (activated depending on the type of disaster)

पाँच जना। पन्ध्र जनाको कुनै समिति होइन जुन कहिले भेट्ने भनी निर्णय गर्नका लागि भेला हुन्छ। बाँकी क्लब सीप-भण्डार (skills pool) गठन गर्छ, जसलाई आवश्यकता पर्दा परिचालन गर्न सकिन्छ।

भूमिका पत्रकहरू¶

क्लब अध्यक्ष¶

जिम्मेवारी	दायरा
आपत्कालीन योजना सक्रिय गर्ने	सार्वभौम निर्णय, Coordinator को एउटै फोन कलमा लिन सकिन्छ
जिल्लासँग सम्पर्क	गभर्नर र DRO सँग प्रत्यक्ष सम्पर्क
प्रवक्ता	मिडिया र अधिकारीहरूसमक्ष क्लबको तर्फबाट बोल्ने (वा प्रवक्ता तोक्ने)
खर्च अख्तियार दिने	क्लबको आपत्कालीन कोष जारी गर्ने (अध्याय 11 हेर्नुहोस्)
संकट बैठकहरूको अध्यक्षता	तीव्र चरणमा छोटो, निर्णयात्मक, दैनिक

उनीहरूले नगर्ने कामहरू: - पानीका बोतल बाँड्न मैदानमा जाने, जसले गर्दा 25,000 USD को DRG लिएर फोन गर्ने DG का लागि उनीहरू अगम्य हुन्छन् - क्षेत्रीय टोलीहरूको निर्देशन गर्ने (यो Coordinator को भूमिका हो) - आपूर्तिकर्ता खोज्ने, भण्डार गन्ने, प्राप्तिहरू अभिलेख गर्ने (यो DRC समितिको भूमिका हो) - Coordinator सँग अघिल्लो ब्रिफिङ नगरी एक्लै मिडियासँग कुरा गर्ने

अध्यक्षले निर्णय गर्छन्, अख्तियार दिन्छन्, माथिल्लो तहसँग संचार गर्छन्। उनीहरूले कार्यान्वयन अरूलाई सुम्पन्छन्।

क्लब विपद् समन्वयक (Disaster Coordinator)¶

यो सबैभन्दा बढी माग गर्ने पद हो। Coordinator तयारीको स्थायी इन्जिन र संकट आइपर्दा सञ्चालन प्रमुख हुन्छन्।

सामान्य समयमा (कार्यको 80%):

कार्य	बारम्बारता
क्लबको आपत्कालीन योजना कायम राख्ने र अद्यावधिक गर्ने	वार्षिक + प्रत्येक घटनापछि
कल-डाउन सूची अद्यावधिक गर्ने	त्रैमासिक
सदस्यहरूको स्रोत-सूची अद्यावधिक गर्ने	वार्षिक
क्लबमा कम्तीमा एउटा प्रशिक्षण/अभ्यास आयोजना गर्ने	न्यूनतम वार्षिक
जिल्ला प्रशिक्षणमा सहभागी हुने	वार्षिक
जिल्ला DRO सँग सम्पर्क कायम राख्ने	स्थायी
आपत्कालीन संचार किट जाँच गर्ने	अर्धवार्षिक
ब्याकअप संचार च्यानलहरू परीक्षण गर्ने	वार्षिक

संकटको समयमा:

कार्य	विवरण
अध्यक्षसमक्ष सक्रियताको प्रस्ताव राख्ने	द्रुत परिस्थिति मूल्याङ्कनसहित
क्षेत्रीय सञ्चालनको निर्देशन गर्ने	DRC समितिलाई समन्वय गर्ने, टोलीहरू खटाउने
स्रोतहरूको व्यवस्थापन गर्ने	प्राथमिकताअनुसार उपकरण र स्वयंसेवक बाँड्ने
परिचालन सम्पर्क सुनिश्चित गर्ने	स्थानीय साझेदारहरू (रेड क्रस, नगरपालिका, दमकल) सँग
SITREP तयार गर्ने	अध्यक्ष र जिल्लालाई परिस्थिति प्रतिवेदन

आदर्श प्रोफाइल: एक उपलब्ध सदस्य (व्यावसायिक रूपमा सबैभन्दा व्यस्त व्यक्ति होइन), व्यवस्थित, प्रक्रियासँग सहज, जो क्लबमा कम्तीमा 2-3 वर्ष बस्नेछन्। एक सक्रिय सेवानिवृत्त व्यक्ति, समय-तालिकामा लचिलोपन भएको कार्यकारी, वा आफ्नो उप-प्रतिनिधिलाई छिट्टै जिम्मा सुम्पन सक्ने व्यवसायी।

DRC समिति, ३ सदस्य¶

DRC समितिको प्रत्येक सदस्यले एउटा क्षेत्र समेट्छन्। सामान्य समयमा, उनीहरूको भार हल्का हुन्छ, वर्षमा केही घण्टा मात्र। संकटमा, उनीहरू तत्काल परिचालन मोडमा सर्छन्।

सदस्य १, रसद (Logistics)

क्षेत्र	जिम्मेवारीहरू
ढुवानी	सदस्यहरूका सवारीसाधन समन्वय गर्ने, काफिला व्यवस्थित गर्ने
भण्डारण	पहिचान गरिएका भण्डारण स्थलहरू व्यवस्थापन गर्ने (सदस्यका गोदाम, क्लब परिसर)
वितरण	वितरण बिन्दुहरू व्यवस्थित गर्ने, भण्डार व्यवस्थापन गर्ने
खरिद	आपूर्तिकर्ता सम्बन्ध, आपत्कालीन खरिद

स्वाभाविक प्रोफाइल: गोदाम भएको व्यवसायी, रसद निर्देशक, थोक व्यापारी, सवारीसाधन भएको किसान।

सदस्य २, संचार

क्षेत्र	जिम्मेवारीहरू
आन्तरिक संचार	कल-डाउन सूची सक्रियता, WhatsApp समूहहरू
बाह्य संचार	मिडिया सम्बन्ध, क्लबका सामाजिक सञ्जालहरू
साझेदार सम्पर्क	गैरसरकारी संस्था र अधिकारीहरूसँग परिचालन सम्पर्क
दस्तावेजीकरण	तस्बिर, भिडियो, जमिनी सूचना संकलन

स्वाभाविक प्रोफाइल: पत्रकार, मार्केटिङ/संचार निर्देशक, मिडिया सम्पर्कमा अभ्यस्त वकिल, शिक्षक।

सदस्य ३, वित्त

क्षेत्र	जिम्मेवारीहरू
आपत्कालीन लेखा	खर्च भएको पहिलो पैसादेखि नै समर्पित खाताबही
दान व्यवस्थापन	प्राप्ति, अनुरेखणीयता, धन्यवाद ज्ञापन
खरिद	खर्च प्रमाणीकरण, रसिद संरक्षण
वित्तीय प्रतिवेदन	साप्ताहिक प्रतिवेदन, TRF संरक्षकत्व तयारी

स्वाभाविक प्रोफाइल: चार्टर्ड एकाउन्टेन्ट, CFO, बैंकर, संघको कोषाध्यक्ष।

सदस्यहरूको व्यावसायिक सीपको नक्सांकन गर्नुहोस्¶

तपाईंका सदस्यहरू सामान्य स्वयंसेवक होइनन्। उनीहरू पेशेवर व्यक्ति हुन् जसको विशेषज्ञता विपद् परिस्थितिमा सिधै हस्तान्तरणीय हुन्छ। मुख्य कुरा: घटना-दिनमा समय नगुमाउन कसले के गर्छ भनेर पहिल्यै पहिचान गर्नुहोस्।

सीप-कार्यभार आव्यूह (matrix)¶

सदस्यको पेशा	विपद् कार्यभार	विशिष्ट परिचालन
डाक्टर	ट्रायाज, आपत्कालीन उपचार, स्वास्थ्य मूल्याङ्कन	उन्नत चिकित्सा चौकी, अस्पताल सम्पर्क
नर्स	प्राथमिक उपचार, सामान्य चोटपटकको अनुगमन	वितरण बिन्दु, आश्रयस्थल
फार्मासिस्ट	औषधि व्यवस्थापन, स्वास्थ्य सल्लाह	चिकित्सा सामग्री सूची, लक्षित वितरण
मनोवैज्ञानिक / मनोचिकित्सक	मनोवैज्ञानिक प्राथमिक सहायता (PFA)	आश्रयस्थल, स्वागत केन्द्र, स्वयंसेवक टोलीहरू
सिभिल / निर्माण इन्जिनियर	भवनहरूको संरचनात्मक मूल्याङ्कन	विपद् क्षेत्र, बासयोग्य वा नबासयोग्य भवन
वास्तुकार	क्षति मूल्याङ्कन, मर्मत योजना	स्थिरीकरण र पुनर्प्राप्ति चरण
वकिल	बीमा, विपद्पीडितको अधिकार, विवादहरू	पीडितलाई कानुनी सहायता, अधिकारीसँग सम्बन्ध
नोटरी	कागजात हराएको अवस्था, प्रमाणीकरण	विपद्पीडितलाई प्रशासनिक सहायता
चार्टर्ड एकाउन्टेन्ट	आपत्कालीन लेखा, TRF संरक्षकत्व	प्रतिक्रियाको वित्तीय व्यवस्थापन
व्यवसायी	रसद, आपूर्ति शृंखला, व्यवस्थापन	सामान्य समन्वय, खरिद
रेस्टुरेन्ट सञ्चालक / क्याटरर	सामुदायिक भान्सा, खाद्य स्वच्छता	विपद्पीडित र स्वयंसेवकहरूलाई खुवाउने
किसान	ठूला सवारीसाधन, जग्गा, भण्डारण	ढुवानी, भण्डारण, मलबा हटाउने
इलेक्ट्रिसियन	जेनेरेटर, मर्मत	आपत्कालीन विद्युत पुनर्स्थापना
प्लम्बर	पानी, सरसफाइ	आपत्कालीन मर्मत, WASH
सिकर्मी / फर्निचर कारीगर	टेकाउने काम, तिरपाल ओढाउने, काठको मर्मत	भवन स्थिरीकरण, अस्थायी आश्रयस्थल
मेकानिक / ग्यारेज सञ्चालक	सवारीसाधन र जेनेरेटर पुनः चलायमान बनाउने	बेडा र रसदको मर्मत-सम्भार
प्यारामेडिक / पेशेवर आपत्कालीन उद्धारकर्मी	चिकित्सा निकासी, प्राविधिक प्राथमिक उपचार	घाइतेको ढुवानी, प्राथमिक उपचार चौकी
पशु चिकित्सक	पशु, गाईवस्तु, जुनोसिस जोखिम	प्रभावित पशुधन, पशु स्वच्छता, स्वास्थ्य सतर्कता
सर्भेयर / भूमापक	क्षतिको नक्सांकन, क्षेत्रीय सर्वेक्षण	क्षेत्र मूल्याङ्कन, वितरण योजना
प्रहरी (कार्यरत वा सेवानिवृत्त)	सुरक्षा, व्यवस्था, कानुन कार्यान्वयन निकायसँग सम्पर्क	स्थलको सुरक्षा, भीड व्यवस्थापन
आईटी पेशेवर	संचार प्रणाली, डेटा	डिजिटल ब्याकअप, डिजिटल समन्वय
पत्रकार / संचारकर्मी	मिडिया सम्बन्ध, सामाजिक सञ्जाल	संकट संचार
शिक्षक	संगठन, समूह व्यवस्थापन	बालबालिकाको हेरचाह, आश्रयस्थलमा क्रियाकलाप
अनुवादक	बहुभाषिक संचार	गैर-मातृभाषी जनसंख्यासँग सम्पर्क
घरजग्गा एजेन्ट	स्थानीय आवासी संरचनाको ज्ञान	अस्थायी आवासको पहिचान
बिमाकर्ता	दाबी प्रक्रिया	दाबी दर्तामा विपद्पीडितलाई सहायता

यो आव्यूह सुरुवात बिन्दु मात्र हो। प्रत्येक क्लबले यसलाई आफ्ना सदस्यहरूको वास्तविक पेशाअनुसार वैयक्तिकृत गर्नुपर्छ। सीपको पूर्ण सूची अध्याय 7 मा समेटिएको छ।

आधारभूत सिद्धान्त: विपद्मा, प्रत्येक सदस्यलाई पहिले उनको व्यावसायिक सीपअनुसार परिचालन गरिन्छ, क्लबमा उनको वरिष्ठता वा पदअनुसार होइन।

उत्तराधिकार योजना: अध्यक्ष अगम्य हुँदा¶

विपद्ले स्वयं अध्यक्षलाई नै असर गर्न सक्छ। उनको घर ध्वस्त हुन सक्छ। उनी घाइते हुन सक्छन्। उनको फोन मलबामुनि हुन सक्छ। उनी विदेश यात्रामा हुन सक्छन्। वा साधारणतया, नेटवर्क सन्तृप्त हुन्छ र कसैले उनीसम्म पुग्न सक्दैन।

उत्तराधिकार योजना बिना, क्लब ठ्याक्कै त्यही क्षणमा पक्षाघातग्रस्त हुन्छ जुन क्षणमा उसले कार्य गर्नुपर्ने हुन्छ।

आपत्कालीन आदेश शृंखला¶

क्रम	भूमिका	अघिल्लो व्यक्ति अनुपस्थित हुँदा अधिकार
1	क्लब अध्यक्ष	पूर्ण अधिकार
2	विपद् समन्वयक	योजना सक्रिय गर्छन्, सञ्चालन निर्देशन गर्छन्, आपत्कालीन खर्च अख्तियार दिन्छन् (निर्धारित सीमासम्म)
3	तत्काल अघिल्लो अध्यक्ष	जिल्लासँगको सम्पर्कका लागि अध्यक्षीय कार्यभार सम्हाल्छन्
4	निर्वाचित अध्यक्ष (President-Elect)	पहिलो 3 जना अगम्य भएमा जिम्मा लिन्छन्
5	क्लब सचिव	प्रशासनिक निरन्तरता सुनिश्चित गर्छन्

उत्तराधिकार नियमहरू¶

मोहलत अवधि: घटना सुरु भएको 2 घण्टासम्म अध्यक्ष अगम्य रहेमा, विपद् समन्वयकले आफ्नै अधिकारमा योजना सक्रिय गर्छन्।
प्रत्यायोजित खर्च सीमा: समन्वयकले क्लबले निर्धारण गरेको रकमसम्म (सिफारिस: 500-2,000 USD वा सोबराबर) अध्यक्षीय स्वीकृति बिनै प्रतिबद्ध हुन सक्छन्। त्यसभन्दा बढीका लागि, अध्यक्ष वा अघिल्लो अध्यक्षसम्म पुग्नैपर्छ।
अनिवार्य सूचना: अध्यक्ष बिना गरिएको जुनसुकै सक्रियताको बारेमा 6 घण्टाभित्र जिल्ला (DG वा DRO) लाई सूचित गरिनुपर्छ।
उल्टाउन सकिने व्यवस्था: अध्यक्ष पुनः सम्पर्कयोग्य हुनासाथ, उनले कमान पुनः सम्हाल्छन्। उनले लिइएका निर्णयहरू प्रमाणीकरण वा समायोजन गर्छन्, गम्भीर कारण बाहेक ती निर्णयलाई पूर्वव्यापी रूपमा रद्द नगरी।

भर्नुपर्ने र वितरण गर्नुपर्ने उत्तराधिकार पत्रक¶

उत्तराधिकार शृंखलाका प्रत्येक सदस्यले लेमिनेट गरिएको प्रति राख्छन्:

EMERGENCY CHAIN OF COMMAND
Rotary Club of ___________________

#1 — President: __________________ Phone: ____________
#2 — Coordinator: ________________ Phone: ____________
#3 — Past President: _____________ Phone: ____________
#4 — President-Elect: ____________ Phone: ____________
#5 — Secretary: __________________ Phone: ____________

Delegated spending cap: ________ USD/EUR
Grace period for activation: 2 hours
District contact: DG _____________ Phone: ____________
District contact: DRO ____________ Phone: ____________

Updated: ___/___/______

व्यावहारिक सुझाव: यो शृंखला परीक्षण गर्नुहोस्। टेबलटप अभ्यास (अध्याय 10) को क्रममा, अध्यक्ष विपद्बाट प्रभावित भएको परिदृश्यको अभ्यास गर्नुहोस्। तपाईंले चाँडै थाहा पाउनुहुनेछ कि #2 ले आफ्नो जिम्मेवारी बुझेका छन् कि छैनन्, वा यो पत्रक कागजको एक टुक्रा मात्र हो कि होइन।

Rotaract र Interact लाई एकीकृत गर्ने¶

Rotaract (18 वर्ष वा सोभन्दा माथि, 2019 देखि कुनै माथिल्लो उमेर सीमा छैन) र Interact (12-18) "कनिष्ठ" क्लब होइनन् जसलाई तपाईंले मातहतका काम सुम्पनुहुन्छ। उनीहरू विशिष्ट सीप भएका सक्रिय शक्ति हुन् जुन सामान्यतया रोटेरियनहरूसँग हुँदैन, र उनीहरूसँग उल्लेखनीय क्षेत्रीय ऊर्जा हुन्छ।

Rotaract ले ल्याउने कुरा¶

शक्ति	विपद्मा उपयोग
डिजिटल-मूलवासी	वास्तविक-समयमा सामाजिक सञ्जाल व्यवस्थापन, डिजिटल नक्सांकन, म्यासेजिङमा आधारित समन्वय
उपलब्धता	प्रायः व्यावसायिक रूपमा सक्रिय रोटेरियनहरूभन्दा बढी लचिलो, तुरुन्तै परिचालनयोग्य
शारीरिक ऊर्जा	मलबा हटाउने, वितरण, संरचना जोड्ने, कठिन भूभाग
विश्वविद्यालय सञ्जाल	चिकित्सा, इन्जिनियरिङ, सामाजिक विज्ञानका विद्यार्थीहरूको परिचालन
बहुभाषिकता	पुस्ता प्रायः अन्तर्राष्ट्रिय रूपमा बढी जोडिएको

Interact ले ल्याउने कुरा¶

शक्ति	विपद्मा उपयोग
दान संकलन	विद्यालय अभियान, परोपकारी बिक्री, अभिभावक परिचालन
युवा संचार	युवा सञ्जालहरू (Instagram, TikTok) अनुरूप बनाइएका सन्देशहरू
नैतिक सहयोग	आश्रयस्थलमा बालबालिकाका लागि क्रियाकलाप (खेल, मनोरञ्जन)

परिचालनात्मक एकीकरण¶

विपद् अघि:
Rotaract अध्यक्षलाई क्लबको विपद् प्रशिक्षणमा आमन्त्रित गरिन्छ
एक Rotaractor लाई "Rotaract DRC सम्पर्क व्यक्ति" तोकिन्छ
Rotaract क्लबको टेबलटप अभ्यासमा सहभागी हुन्छ
Rotaract का सम्पर्कहरू कल-डाउन सूचीमा हुन्छन् (छुट्टै शाखा)
विपद्को क्रममा:
Rotaract सम्पर्क व्यक्ति विस्तारित DRC समितिमा सामेल हुन्छन्
Rotaractor हरूलाई क्षेत्रीय टोलीहरूमा समावेश गरिन्छ (कहिल्यै एक्लै होइन, सधैं अनुभवी रोटेरियनको निगरानीमा)
सामाजिक सञ्जाल व्यवस्थापन सदस्य 2 (संचार) को निगरानीमा Rotaract लाई सुम्पन सकिन्छ
Interactor हरू जोखिम क्षेत्रबाट बाहिर रहन्छन्, उनीहरूको योगदान अघिल्लो चरणमा (संकलन, संचार) र पछिल्लो चरणमा (नैतिक सहयोग, मनोरञ्जन) हुन्छ
निरपेक्ष नियम: नाबालिगहरू (Interact) लाई विपद् क्षेत्रमा क्षेत्रीय कार्यमा कहिल्यै खटाइँदैन। कुनै अपवाद छैन। उनीहरूको योगदान सुरक्षित, निगरानी गरिएका क्रियाकलापमा, जोखिमबाट टाढा राखिन्छ।

सिकाइएका पाठहरू: Rotaract घटना-दिनमा अकस्मात् तयार पारिँदैन, यसलाई तपाईंसँगै अगावै तयार गरिन्छ, र त्यसपछि यसले पहिलो 24 घण्टामा 40% सम्म बढी स्वयंसेवक परिचालन गर्छ।

स्थापना जाँचसूची¶

विपद् समन्वयक नियुक्त (न्यूनतम 2-वर्षे कार्यकाल सिफारिस गरिएको)
DRC समिति गठन (3 सदस्य: रसद, संचार, वित्त)
संरचनाका 5 जनालाई भूमिका पत्रकहरू वितरण गरियो
प्रत्येक क्लब सदस्यका लागि सीप-कार्यभार आव्यूह भरियो
उत्तराधिकार शृंखला परिभाषित, अध्यक्षद्वारा हस्ताक्षरित, 5 तहमा वितरित
प्रत्यायोजित खर्च सीमा क्लबको बोर्डद्वारा मतदान गरी पारित
Rotaract अध्यक्षलाई जानकारी दिइयो र DRC सम्पर्क व्यक्ति तोकियो
संरचना समर्पित बैठकमा सम्पूर्ण क्लबसमक्ष प्रस्तुत गरियो
जिल्ला DRO सँग सम्पर्क स्थापित

संरचना तयार भइसक्यो। तर तपाईंले यसमा राख्ने सामग्री बिना यो बेकार हुन्छ: सूचीबद्ध सीपहरू, औपचारिक सम्पर्कहरू, योजनाबद्ध संचारहरू, गठित कोषहरू। यही नै आगामी छ अध्यायको विषय हो।