Capitolo 5, La struttura di risposta del club¶
La struttura minima: cinque persone bastano¶
Avete diretto aziende, studi professionali, reparti ospedalieri. Sapete che una struttura di crisi non ha nulla a che vedere con un organigramma ordinario. È piatta, rapida, orientata all'azione. In catastrofe, la burocrazia uccide.
La struttura di risposta alle catastrofi di un club Rotary si basa su cinque persone minimo:
PRESIDENTE DEL CLUB
│ Decisione di attivazione — Collegamento con il distretto — Portavoce
│
├── COORDINATORE CATASTROFI
│ │ Manutenzione del piano — Contatti — Formazione
│ │
│ └── COMITATO DRC (3 membri)
│ ├── Membro 1: Logistica
│ ├── Membro 2: Comunicazione
│ └── Membro 3: Finanze
│
└── SOCI DESIGNATI PER COMPETENZA
(attivati a seconda del tipo di catastrofe)
Cinque persone. Non un comitato di quindici che si riunisce per decidere quando riunirsi. Il resto del club costituisce il bacino di competenze, mobilitabile a seconda dei bisogni.
Schede dei ruoli¶
Presidente del club¶
| Responsabilità | Ambito |
|---|---|
| Attivare il piano d'emergenza | Decisione sovrana, può essere presa con una sola chiamata del coordinatore |
| Collegamento con il distretto | Contatto diretto con il governatore e il DRO |
| Portavoce | Parla a nome del club ai media e alle autorità (o designa un portavoce) |
| Autorizzare le spese | Sblocco del fondo d'emergenza del club (vedi capitolo 11) |
| Presiedere le riunioni di crisi | Brevi, decisionali, quotidiane durante la fase acuta |
Cosa non fa: - Andare sul campo a distribuire bottiglie d'acqua, diventa irraggiungibile per il DG che chiama con un DRG da 25.000 USD - Dirigere le squadre sul campo (è il ruolo del coordinatore) - Trovare fornitori, contare le scorte, registrare le ricevute (è il ruolo del comitato DRC) - Parlare da solo ai media senza un briefing preliminare con il coordinatore
Il presidente decide, autorizza, comunica verso l'alto. Delega l'esecuzione.
Coordinatore catastrofi del club¶
È la posizione più impegnativa. Il coordinatore è il motore permanente della preparazione e il capo delle operazioni quando scoppia la crisi.
In tempi normali (80% della funzione):
| Compito | Frequenza |
|---|---|
| Mantenere e aggiornare il piano d'emergenza del club | Annuale + dopo ogni evento |
| Aggiornare la call-down list | Trimestrale |
| Aggiornare l'inventario delle risorse dei soci | Annuale |
| Organizzare almeno una formazione/esercitazione al club | Annuale minimo |
| Partecipare alla formazione distrettuale | Annuale |
| Mantenere il collegamento con il DRO del distretto | Permanente |
| Verificare il kit di comunicazione d'emergenza | Semestrale |
| Testare i canali di comunicazione di riserva | Annuale |
In tempo di crisi:
| Compito | Dettaglio |
|---|---|
| Proporre l'attivazione al presidente | Con una rapida valutazione della situazione |
| Dirigere le operazioni sul campo | Coordina il comitato DRC, assegna le squadre |
| Gestire le risorse | Alloca attrezzature e volontari per priorità |
| Garantire il collegamento operativo | Con i partner locali (Croce Rossa, municipio, vigili del fuoco) |
| Produrre il SITREP | Rapporto di situazione al presidente e al distretto |
Profilo ideale: Un socio disponibile (non il più impegnato professionalmente), organizzato, a proprio agio con le procedure, che resterà nel club almeno 2-3 anni. Un pensionato attivo, un dirigente con flessibilità di orario, un imprenditore che può delegare rapidamente al proprio vice.
Comitato DRC, 3 membri¶
Ogni membro del comitato DRC copre un dominio. In tempi normali, il loro carico è leggero, qualche ora all'anno. In una crisi, passano in modalità operativa immediata.
Membro 1, Logistica
| Dominio | Responsabilità |
|---|---|
| Trasporto | Coordina i veicoli dei soci, organizza i convogli |
| Stoccaggio | Gestisce i siti di stoccaggio individuati (magazzini dei soci, sede del club) |
| Distribuzione | Organizza i punti di distribuzione, gestisce le scorte |
| Approvvigionamento | Relazioni con i fornitori, acquisti d'emergenza |
Profilo naturale: imprenditore con un magazzino, direttore logistico, commerciante all'ingrosso, agricoltore con veicoli.
Membro 2, Comunicazione
| Dominio | Responsabilità |
|---|---|
| Comunicazione interna | Attivazione della call-down list, gruppi WhatsApp |
| Comunicazione esterna | Relazioni con i media, social network del club |
| Collegamento con i partner | Contatto operativo con ONG e autorità |
| Documentazione | Foto, video, raccolta di informazioni sul campo |
Profilo naturale: giornalista, direttore marketing/comunicazione, avvocato abituato al contatto con i media, insegnante.
Membro 3, Finanze
| Dominio | Responsabilità |
|---|---|
| Contabilità d'emergenza | Registro dedicato dal primo euro speso |
| Gestione delle donazioni | Ricezione, tracciabilità, ringraziamenti |
| Acquisti | Convalida delle spese, conservazione delle ricevute |
| Reportistica finanziaria | Rapporti settimanali, preparazione della rendicontazione TRF |
Profilo naturale: dottore commercialista, direttore finanziario, banchiere, tesoriere di associazione.
Mappare le competenze professionali dei soci¶
I vostri soci non sono volontari ordinari. Sono professionisti la cui competenza è direttamente trasferibile a una situazione di catastrofe. La chiave: individuare in anticipo chi fa cosa per non perdere tempo nel giorno X.
Matrice competenze-missioni¶
| Professione del socio | Missione in catastrofe | Dispiegamento tipico |
|---|---|---|
| Medico | Triage, cure d'urgenza, valutazione sanitaria | Posto medico avanzato, collegamento ospedaliero |
| Infermiere | Primo soccorso, monitoraggio delle ferite leggere | Punti di distribuzione, alloggi |
| Farmacista | Gestione dei farmaci, consigli sanitari | Inventario medico, distribuzione mirata |
| Psicologo / Psichiatra | Primo soccorso psicologico (PFA) | Alloggi, centri di accoglienza, squadre di volontari |
| Ingegnere civile / edile | Valutazione strutturale degli edifici | Zone colpite, edifici abitabili o meno |
| Architetto | Valutazione dei danni, piani di riparazione | Fase di stabilizzazione e ripresa |
| Avvocato | Assicurazioni, diritti dei sopravvissuti, contenziosi | Assistenza legale alle persone colpite, relazioni con le autorità |
| Notaio | Perdita di documenti, attestazioni | Assistenza amministrativa ai sopravvissuti |
| Dottore commercialista | Contabilità d'emergenza, rendicontazione TRF | Gestione finanziaria della risposta |
| Imprenditore | Logistica, catena di approvvigionamento, gestione | Coordinamento generale, approvvigionamento |
| Ristoratore / Catering | Cucina comunitaria, igiene alimentare | Alimentazione dei sopravvissuti e dei volontari |
| Agricoltore | Veicoli pesanti, terreni, stoccaggio | Trasporto, magazzinaggio, rimozione delle macerie |
| Elettricista | Generatori, riparazioni | Ripristino dell'energia d'emergenza |
| Idraulico | Acqua, servizi igienico-sanitari | Riparazioni d'emergenza, WASH |
| Professionista IT | Sistemi di comunicazione, dati | Backup digitale, coordinamento digitale |
| Giornalista / Comunicatore | Relazioni con i media, social network | Comunicazione di crisi |
| Insegnante | Organizzazione, gestione di gruppi | Custodia dei bambini, attività negli alloggi |
| Traduttore | Comunicazione multilingue | Collegamento con popolazioni non madrelingua |
| Agente immobiliare | Conoscenza del patrimonio abitativo locale | Individuazione di alloggi temporanei |
| Assicuratore | Procedure di sinistro | Assistenza ai sopravvissuti nelle pratiche |
Questa matrice è un punto di partenza. Ogni club deve personalizzarla con le professioni reali dei propri soci. L'inventario completo delle competenze è trattato nel capitolo 7.
Principio fondamentale: In una catastrofe, ogni socio viene dispiegato prima in base alle proprie competenze professionali, non in base all'anzianità o al grado nel club.
Piano di successione: quando il presidente è irraggiungibile¶
La catastrofe può colpire il presidente stesso. La sua casa è distrutta. È ferito. Il suo telefono è sotto le macerie. È in viaggio all'estero. O semplicemente, la rete è satura e nessuno riesce a raggiungerlo.
Senza un piano di successione, il club è paralizzato nel momento stesso in cui dovrebbe agire.
Catena di comando d'emergenza¶
| Ordine | Ruolo | Autorità in assenza della persona precedente |
|---|---|---|
| 1 | Presidente del club | Autorità piena |
| 2 | Coordinatore catastrofi | Attiva il piano, dirige le operazioni, autorizza le spese d'emergenza (tetto definito) |
| 3 | Past president immediato | Assume la funzione presidenziale per il collegamento con il distretto |
| 4 | Presidente eletto | Subentra se i primi 3 sono irraggiungibili |
| 5 | Segretario del club | Garantisce la continuità amministrativa |
Regole di successione¶
-
Periodo di grazia: Se il presidente è irraggiungibile per 2 ore dopo l'inizio dell'evento, il coordinatore catastrofi attiva il piano di propria autorità.
-
Tetto di spesa delegato: Il coordinatore può impegnare fino a un importo definito dal club (raccomandato: 500-2.000 USD o equivalente) senza l'avallo presidenziale. Oltre, il presidente o il past president deve essere raggiunto.
-
Notifica obbligatoria: Qualsiasi attivazione senza il presidente deve essere notificata al distretto (DG o DRO) entro 6 ore.
-
Reversibilità: Non appena il presidente torna raggiungibile, riprende il comando. Convalida o adegua le decisioni prese, senza annullarle retroattivamente salvo grave motivo.
Scheda di successione da completare e distribuire¶
Ogni membro della catena di successione conserva una copia plastificata:
CATENA DI COMANDO D'EMERGENZA
Club Rotary di ___________________
#1 — Presidente: __________________ Telefono: ____________
#2 — Coordinatore: ________________ Telefono: ____________
#3 — Past president: ______________ Telefono: ____________
#4 — Presidente eletto: ___________ Telefono: ____________
#5 — Segretario: __________________ Telefono: ____________
Tetto di spesa delegato: ________ USD/EUR
Periodo di grazia per l'attivazione: 2 ore
Contatto distretto: DG _____________ Telefono: ____________
Contatto distretto: DRO ____________ Telefono: ____________
Aggiornato: ___/___/______
Consiglio pratico: Testate questa catena. Durante un'esercitazione tabletop (capitolo 10), simulate uno scenario in cui il presidente è colpito dalla catastrofe. Scoprirete rapidamente se il #2 conosce le proprie responsabilità, o se questa scheda è solo un pezzo di carta.
Integrare Rotaract e Interact¶
Rotaract (dai 18 anni in su, senza limite massimo di età dal 2019) e Interact (12-18 anni) non sono club «junior» a cui assegnare compiti subalterni. Sono forze attive con competenze specifiche che i rotariani generalmente non hanno, e una considerevole energia sul campo.
Cosa apporta Rotaract¶
| Punto di forza | Applicazione in catastrofe |
|---|---|
| Nativi digitali | Gestione dei social media in tempo reale, mappatura digitale, coordinamento basato sulla messaggistica |
| Disponibilità | Spesso più flessibili dei rotariani professionalmente attivi, mobilitabili rapidamente |
| Energia fisica | Rimozione delle macerie, distribuzione, montaggio di strutture, terreni difficili |
| Rete universitaria | Mobilitazione di studenti di medicina, ingegneria, scienze sociali |
| Multilinguismo | Generazioni spesso più connesse a livello internazionale |
Cosa apporta Interact¶
| Punto di forza | Applicazione in catastrofe |
|---|---|
| Raccolta di donazioni | Campagne scolastiche, vendite di beneficenza, mobilitazione dei genitori |
| Comunicazione giovanile | Messaggi adattati alle reti giovanili (Instagram, TikTok) |
| Sostegno morale | Attività per i bambini negli alloggi (giochi, intrattenimento) |
Integrazione operativa¶
- Prima della catastrofe:
- Il presidente del Rotaract è invitato alle formazioni del club sulle catastrofi
- Un rotaractiano è nominato «referente DRC Rotaract»
- Il Rotaract prende parte alle esercitazioni tabletop del club
-
I contatti Rotaract sono nella call-down list (ramo dedicato)
-
Durante la catastrofe:
- Il referente Rotaract si unisce al comitato DRC esteso
- I rotaractiani sono integrati nelle squadre sul campo (mai da soli, sempre supervisionati da un rotariano esperto)
- La gestione dei social media può essere delegata al Rotaract sotto la supervisione del Membro 2 (Comunicazione)
-
Gli interactiani restano fuori dalla zona di pericolo, il loro contributo è a monte (raccolta, comunicazione) e a valle (sostegno morale, intrattenimento)
-
Regola assoluta: I minorenni (Interact) non vengono mai dispiegati sul campo in una zona colpita da catastrofe. Nessuna eccezione. Il loro contributo è incanalato in attività sicure e supervisionate, lontano dal pericolo.
Lezioni apprese: Il Rotaract non si improvvisa nel giorno X, si prepara con voi, e poi dispiega fino al 40% in più di volontari nelle prime 24 ore.
Checklist di costituzione¶
- Coordinatore catastrofi nominato (mandato minimo di 2 anni raccomandato)
- Comitato DRC costituito (3 membri: logistica, comunicazione, finanze)
- Schede dei ruoli distribuite alle 5 persone della struttura
- Matrice competenze-missioni compilata per ogni socio del club
- Catena di successione definita, firmata dal presidente, distribuita ai 5 livelli
- Tetto di spesa delegato votato dal consiglio direttivo del club
- Presidente del Rotaract informato e referente DRC nominato
- Struttura presentata a tutto il club in una riunione dedicata
- Contatto stabilito con il DRO del distretto
La struttura è in piedi. È inutile senza il contenuto che vi inserite: competenze inventariate, contatti formalizzati, comunicazioni pianificate, fondi costituiti. È l'oggetto dei sei capitoli che seguono.