Annexe A, Formulaires opérationnels¶

Mode d'emploi : Ces 10 formulaires sont conçus pour être photocopiés et utilisés sur le terrain. Imprimez-les AVANT la catastrophe. Gardez 20 exemplaires de chaque dans votre kit d'urgence. Chaque formulaire fonctionne sur papier (à la main) ou en numérique (PDF remplissable).

Formulaire 1, SITREP, Rapport de situation¶

Fréquence : Toutes les 6 heures (Phase 1), puis quotidien (Phase 2), puis hebdomadaire (Phase 3). Rempli par : Coordinateur catastrophe du Club ou DRO du District. Destinataires : District (DRO), Zone, DNA-RAG si activé.

SITREP N° _ | Date : /_/_ | Heure : :____¶

Club / District : ___________

Auteur du rapport : ____ Tél : ______

Type de catastrophe : ______

Niveau d'activation : ☐ Club seul ☐ DCA-3 ☐ DCA-2 ☐ DCA-1

Recommandation financière (à cocher par l'auteur) : ☐ Aucun financement externe nécessaire ☐ DDRF district ☐ DRG à soumettre ☐ Zone Fund ☐ Global Grant à monter

A, Situation générale¶

Élément	Données
Zone géographique touchée	__________
Population totale estimée touchée	__________
Nombre de décès confirmés	__________
Nombre de blessés	__________
Nombre de personnes déplacées	__________
Nombre de foyers détruits	__________
Nombre de foyers endommagés	__________
Infrastructures critiques hors service	__________

B, État des services essentiels¶

Service	Fonctionnel	Partiel	Hors service
Eau potable	☐	☐	☐
Électricité	☐	☐	☐
Réseau téléphonique	☐	☐	☐
Routes principales	☐	☐	☐
Hôpital / centre de santé	☐	☐	☐
Écoles	☐	☐	☐
Marché / approvisionnement	☐	☐	☐

C, Actions Rotary en cours¶

Action	Responsable	Nb bénéficiaires	Statut
________	______	___	☐ En cours ☐ Terminé
________	______	___	☐ En cours ☐ Terminé
________	______	___	☐ En cours ☐ Terminé
________	______	___	☐ En cours ☐ Terminé
________	______	___	☐ En cours ☐ Terminé
________	______	___	☐ En cours ☐ Terminé

D, Besoins immédiats non couverts¶

Priorité	Besoin	Quantité estimée	Urgence
1	________	___	☐ Critique ☐ Urgent ☐ Modéré
2	________	___	☐ Critique ☐ Urgent ☐ Modéré
3	________	___	☐ Critique ☐ Urgent ☐ Modéré
4	________	___	☐ Critique ☐ Urgent ☐ Modéré
5	________	___	☐ Critique ☐ Urgent ☐ Modéré

E, Ressources disponibles¶

Ressource	Quantité	Source
Fonds disponibles (club/district)	_____ USD	________
Bénévoles actifs	_____	________
Véhicules	_____	________
Stocks d'urgence	_____	________

F, Prochaines étapes (6-24 prochaines heures)¶

G, Demandes à la strate supérieure¶

☐ Aucune demande

☐ Activation DCA supérieur → justification : _________

☐ Demande DRG → montant estimé : _____ USD

☐ Activation RAG → lequel : ____________

☐ Autre : ___________

Signature : ____ Date/Heure : _____

Formulaire 2, Évaluation rapide des besoins¶

Quand : Dans les 6 premières heures après la catastrophe. Par qui : Équipe d'évaluation du Club (minimum 2 personnes). Durée : 1 à 3 heures sur le terrain.

Date : _//_ Heure début : _: Heure fin : _:

Évaluateurs : 1. ____ 2. ____

Zone évaluée : ___________

GPS (si disponible) : Lat : ___ Long : _____

Domaine 1, Population touchée¶

Catégorie	Nombre estimé
Familles affectées	______
Personnes affectées (total)	______
Enfants (0-5 ans)	______
Enfants (6-17 ans)	______
Femmes enceintes / allaitantes	______
Personnes âgées (65+)	______
Personnes handicapées	______
Personnes décédées	______
Personnes blessées	______
Personnes disparues	______

Domaine 2, Logement / abris¶

État	Nombre de maisons
Totalement détruites	______
Partiellement endommagées (habitables)	______
Partiellement endommagées (inhabitables)	______
Intactes	______

Hébergement d'urgence nécessaire pour : ______ familles

Sites potentiels identifiés : __________

Domaine 3, Eau et assainissement (WASH)¶

Élément	Oui	Non	Partiel
Accès à l'eau potable	☐	☐	☐
Réseau d'eau fonctionnel	☐	☐	☐
Latrines / toilettes utilisables	☐	☐	☐
Risque de contamination de l'eau	☐	☐	☐
Système d'évacuation des déchets fonctionnel	☐	☐	☐

Litres d'eau potable nécessaires / jour : ______

Domaine 4, Alimentation¶

Élément	Oui	Non	Détails
Stocks alimentaires disponibles dans la zone	☐	☐	Pour ___ jours
Marché local fonctionnel	☐	☐	______
Approvisionnement extérieur possible	☐	☐	______
Cuisine communautaire possible	☐	☐	______

Nombre de repas / jour nécessaires : ______

Domaine 5, Santé¶

Élément	Oui	Non	Détails
Centre de santé fonctionnel à proximité	☐	☐	______
Personnel médical disponible	☐	☐	______
Médicaments disponibles	☐	☐	______
Risque d'épidémie identifié	☐	☐	______
Femmes/enfants nécessitant soins urgents	☐	☐	Nb : _______

Domaine 6, Infrastructures¶

Infrastructure	Fonctionnel	Endommagé	Détruit
Route principale	☐	☐	☐
Pont(s)	☐	☐	☐
Électricité	☐	☐	☐
Téléphone fixe	☐	☐	☐
Réseau mobile	☐	☐	☐
Internet	☐	☐	☐

Domaine 7, Accès¶

Accès au site par : ☐ Route ☐ Piste ☐ Uniquement à pied ☐ Par eau

Temps d'accès depuis le club : ______ heures

Obstacles identifiés : ___________

Domaine 8, Sécurité¶

Élément	Oui	Non	Détails
Zone sécurisée pour les intervenants	☐	☐	______
Risques secondaires (répliques, inondations, glissements)	☐	☐	______
Présence des forces de l'ordre	☐	☐	______
Risque de pillage signalé	☐	☐	______
Accès sécurisé pour les distributions	☐	☐	______

Besoins prioritaires immédiats (classer de 1 à 10)¶

Rang	Besoin
___	Eau potable
___	Nourriture
___	Abris d'urgence / bâches
___	Soins médicaux
___	Vêtements / couvertures
___	Articles d'hygiène
___	Évacuation
___	Recherche et sauvetage
___	Soutien psychologique
___	Autre : ________

Organisations déjà présentes¶

Organisation	Type d'aide	Contact
________	________	______
________	________	______
________	________	______
________	________	______

Observations et photos¶

Notes de terrain : ___________

Photos prises : ☐ Oui (nombre : _____) ☐ Non

Signature évaluateur 1 : ___ Date : ______

Signature évaluateur 2 : ___ Date : ______

Formulaire 3, Registre des bénéficiaires¶

Usage : Documenter chaque distribution d'aide. Un formulaire par point de distribution par jour. Obligatoire pour les rapports de stewardship TRF.

En-tête de distribution¶

Date : _//_ Lieu de distribution : _______

Type d'aide distribuée : ____________

Responsable distribution : ____ Club : ______

Financement : ☐ Fonds club ☐ DRG ☐ DDRF ☐ Global Grant ☐ Dons directs ☐ Autre

Liste des bénéficiaires¶

N°	Nom complet	Nb pers. foyer	Localisation / adresse	Besoins identifiés	Aide reçue (type + quantité)	Signature ou empreinte
1	______	_____	______	______	______	_______
2	______	_____	______	______	______	_______
3	______	_____	______	______	______	_______
4	______	_____	______	______	______	_______
5	______	_____	______	______	______	_______
6	______	_____	______	______	______	_______
7	______	_____	______	______	______	_______
8	______	_____	______	______	______	_______
9	______	_____	______	______	______	_______
10	______	_____	______	______	______	_______
11	______	_____	______	______	______	_______
12	______	_____	______	______	______	_______
13	______	_____	______	______	______	_______
14	______	_____	______	______	______	_______
15	______	_____	______	______	______	_______
16	______	_____	______	______	______	_______
17	______	_____	______	______	______	_______
18	______	_____	______	______	______	_______
19	______	_____	______	______	______	_______
20	______	_____	______	______	______	_______
21	______	_____	______	______	______	_______
22	______	_____	______	______	______	_______
23	______	_____	______	______	______	_______
24	______	_____	______	______	______	_______
25	______	_____	______	______	______	_______

Résumé de la distribution¶

Élément	Total
Nombre total de bénéficiaires	______
Nombre total de foyers servis	______
Quantité totale distribuée	______
Valeur estimée (USD)	______
Stock restant	______

Notes : __________

Signature responsable : __ Signature témoin : ______

Formulaire 4, Suivi financier quotidien¶

Usage : Registre de caisse dédié catastrophe. Un formulaire par jour. Double signature obligatoire pour toute dépense > 100 USD.

Journal financier, Date : _//_¶

Club / District : ____ Trésorier : ______

Compte dédié catastrophe N° : ________

Solde d'ouverture¶

Source	Montant (USD)
Report solde veille	____
Fonds club alloués	____
DRG reçu	____
DDRF reçu	____
Dons reçus aujourd'hui	____
TOTAL DISPONIBLE	____

Dépenses du jour¶

N°	Description	Fournisseur	Montant (USD)	Catégorie	Reçu N°	Autorisé par
1	________	______	___	______	_	______
2	________	______	___	______	_	______
3	________	______	___	______	_	______
4	________	______	___	______	_	______
5	________	______	___	______	_	______
6	________	______	___	______	_	______
7	________	______	___	______	_	______
8	________	______	___	______	_	______
9	________	______	___	______	_	______
10	________	______	___	______	_	______
		TOTAL DÉPENSES	___

Solde de clôture¶

Calcul	Montant (USD)
Total disponible	____
- Total dépenses	____
= Solde de clôture	____

Solde cumulé depuis le début de l'opération : ____ USD

Pièces justificatives¶

Type	Quantité
Reçus / factures joints	______
Bons de commande	______
Photos de reçus (si originaux perdus)	______

Signature trésorier : ____ Signature président : _______

Formulaire 5, Inscription des bénévoles¶

Usage : Enregistrer chaque bénévole AVANT déploiement. Vérifier compétences, disponibilité et état de santé. Conserver ce registre pour l'assurance et le suivi.

Fiche d'inscription bénévole¶

Date d'inscription : _//_ Club : _______

Identité¶

Champ	Information
Nom complet	_______
Date de naissance	_//_
Téléphone principal	_______
Téléphone secondaire	_______
Email	_______
Adresse	_______
Contact d'urgence (nom + tél)	_______
Membre Rotary	☐ Oui (Club : ______) ☐ Non
Rotaractien / Interactien	☐ Oui ☐ Non

Compétences¶

Compétence	Oui	Niveau	Certification
Premiers secours / PSC1	☐	☐ Base ☐ Avancé	Date : ____
Soutien psychologique (PFA)	☐	☐ Base ☐ Avancé	Date : ____
Médical (infirmier, médecin)	☐	Spécialité : ____	N° : ____
Construction / réparation	☐	☐ Base ☐ Avancé	_____
Électricité / plomberie	☐	☐ Base ☐ Avancé	_____
Conduite poids lourd	☐	Permis : ____	_____
Communication / médias	☐	☐ Base ☐ Avancé	_____
Logistique / gestion stock	☐	☐ Base ☐ Avancé	_____
Cuisine collective	☐	☐ Base ☐ Avancé	_____
Traduction (langues : ___)	☐	______	_____
Autre : ________	☐	______	_____

Disponibilité et affectation¶

Jour	Disponible	Horaires	Affectation / zone
Lundi	☐	_: à _:	______
Mardi	☐	_: à _:	______
Mercredi	☐	_: à _:	______
Jeudi	☐	_: à _:	______
Vendredi	☐	_: à _:	______
Samedi	☐	_: à _:	______
Dimanche	☐	_: à _:	______

Durée d'engagement possible : ☐ 1-3 jours ☐ 1 semaine ☐ 2 semaines ☐ 1 mois+

Mobilité : ☐ Véhicule personnel ☐ Transport en commun ☐ Besoin de transport

Santé et sécurité¶

Élément	Réponse
Restrictions médicales	☐ Non ☐ Oui : _________
Allergies	☐ Non ☐ Oui : _________
Vaccinations à jour	☐ Oui ☐ Non ☐ Ne sait pas
Assurance personnelle couvrant bénévolat	☐ Oui ☐ Non

Pointage terrain¶

Date	Heure arrivée (check-in)	Heure départ (check-out)	Zone / mission	Signature responsable
____	_:_	_:_	______	_____
____	_:_	_:_	______	_____
____	_:_	_:_	______	_____
____	_:_	_:_	______	_____
____	_:_	_:_	______	_____
____	_:_	_:_	______	_____
____	_:_	_:_	______	_____

Engagement¶

Je m'engage à : - [ ] Respecter les consignes de sécurité - [ ] Suivre les instructions du coordinateur - [ ] Ne pas communiquer aux médias sans autorisation - [ ] Signaler tout incident ou blessure immédiatement - [ ] Respecter la dignité des personnes aidées

Signature : ____ Date : _/_/_____

Registre consolidé des bénévoles (tableau récapitulatif)¶

N°	Nom	Compétence principale	Tél	Disponibilité	Déployé le	Zone	Check-out
1	______	____	____	___	___	_	_
2	______	____	____	___	___	_	_
3	______	____	____	___	___	_	_
4	______	____	____	___	___	_	_
5	______	____	____	___	___	_	_
6	______	____	____	___	___	_	_
7	______	____	____	___	___	_	_
8	______	____	____	___	___	_	_
9	______	____	____	___	___	_	_
10	______	____	____	___	___	_	_
11	______	____	____	___	___	_	_
12	______	____	____	___	___	_	_
13	______	____	____	___	___	_	_
14	______	____	____	___	___	_	_
15	______	____	____	___	___	_	_
16	______	____	____	___	___	_	_
17	______	____	____	___	___	_	_
18	______	____	____	___	___	_	_
19	______	____	____	___	___	_	_
20	______	____	____	___	___	_	_

Formulaire 6, Suivi des dons et donations¶

Usage : Tracer chaque don reçu. Obligatoire pour la transparence, les reçus fiscaux et les remerciements. Un formulaire par semaine ou par campagne.

Registre des dons, Opération : _______¶

Club / District : ____ Période : du /_ au /____

Responsable du suivi : ____ Tél : ______

N°	Donateur (nom ou organisation)	Montant / Description	Date	Mode de réception	Affectation / but	Reçu fiscal émis	Remerciement envoyé
1	________	____	__	☐ Virement ☐ Chèque ☐ Espèces ☐ En nature	____	☐	☐
2	________	____	__	☐ Virement ☐ Chèque ☐ Espèces ☐ En nature	____	☐	☐
3	________	____	__	☐ Virement ☐ Chèque ☐ Espèces ☐ En nature	____	☐	☐
4	________	____	__	☐ Virement ☐ Chèque ☐ Espèces ☐ En nature	____	☐	☐
5	________	____	__	☐ Virement ☐ Chèque ☐ Espèces ☐ En nature	____	☐	☐
6	________	____	__	☐ Virement ☐ Chèque ☐ Espèces ☐ En nature	____	☐	☐
7	________	____	__	☐ Virement ☐ Chèque ☐ Espèces ☐ En nature	____	☐	☐
8	________	____	__	☐ Virement ☐ Chèque ☐ Espèces ☐ En nature	____	☐	☐
9	________	____	__	☐ Virement ☐ Chèque ☐ Espèces ☐ En nature	____	☐	☐
10	________	____	__	☐ Virement ☐ Chèque ☐ Espèces ☐ En nature	____	☐	☐
11	________	____	__	☐ Virement ☐ Chèque ☐ Espèces ☐ En nature	____	☐	☐
12	________	____	__	☐ Virement ☐ Chèque ☐ Espèces ☐ En nature	____	☐	☐
13	________	____	__	☐ Virement ☐ Chèque ☐ Espèces ☐ En nature	____	☐	☐
14	________	____	__	☐ Virement ☐ Chèque ☐ Espèces ☐ En nature	____	☐	☐
15	________	____	__	☐ Virement ☐ Chèque ☐ Espèces ☐ En nature	____	☐	☐

Totaux¶

Catégorie	Total
Total dons monétaires (USD)	____
Total dons en nature (valeur estimée USD)	____
Total général	____
Nombre de reçus fiscaux émis	____
Nombre de remerciements envoyés	____

Formulaire 7, Communiqués, Presse et réseaux sociaux¶

Règle d'or : UN SEUL porte-parole désigné. Tout communiqué validé par le Président ou DG avant diffusion.

7.1 Modèle de communiqué de presse¶

COMMUNIQUÉ DE PRESSE
[Logo Rotary]

Pour diffusion immédiate
Date : ____/____/________

Contact presse :
Nom : ________________________________
Tél : ________________________________
Email : ________________________________

------------------------------------------------------

[TITRE — Action claire, 10 mots maximum]
Exemple : Le Rotary Club de [ville] mobilise [X] bénévoles
          après [type de catastrophe]

------------------------------------------------------

[Ville], le [date] — Le Rotary Club de [nom] / Le District
[numéro] du Rotary se mobilise suite à [description courte de
la catastrophe] qui a touché [zone] le [date].

PARAGRAPHE 1 — Les faits :
[Décrire la situation : nombre de personnes touchées, dégâts,
contexte]

PARAGRAPHE 2 — L'action Rotary :
[Décrire concrètement ce que le Rotary fait : nombre de
bénévoles, type d'aide, montants engagés, partenariats]

PARAGRAPHE 3 — Citation :
« [Citation du Président du Club ou du Gouverneur de
District] », déclare [Nom], [Titre].

PARAGRAPHE 4 — Comment aider :
Les personnes souhaitant contribuer peuvent :
- Faire un don : [lien ou coordonnées bancaires]
- Proposer leur aide : [contact]
- Suivre l'évolution : [page Facebook / site web]

PARAGRAPHE 5 — À propos du Rotary :
Le Rotary réunit [X] membres dans [X] clubs à travers
le monde. [1-2 phrases sur la mission Rotary et la réponse
aux catastrophes].

------------------------------------------------------
FIN DU COMMUNIQUÉ

Photos haute résolution disponibles sur demande.

7.2 Modèles pour réseaux sociaux¶

Post initial (0-6 heures)¶

ALERTE — [Type de catastrophe] à [lieu]

Le Rotary Club de [nom] active son dispositif d'urgence.

Nos équipes sont sur le terrain pour évaluer les besoins
et apporter les premiers secours.

Plus d'informations à suivre.

#Rotary #[Ville] #DisasterResponse #PeopleOfAction

Post de mobilisation (6-24 heures)¶

MISE À JOUR — Réponse à [catastrophe] à [lieu]

Nos équipes ont déjà :
- [Action 1 — ex : distribué 200 kits d'hygiène]
- [Action 2 — ex : ouvert 2 centres d'hébergement]
- [Action 3 — ex : mobilisé 45 bénévoles]

[X] familles ont reçu une aide d'urgence.

Pour aider financièrement : [lien de don]
Pour être bénévole : [contact]

#Rotary #PeopleOfAction #DisasterRelief

Post de remerciement (après opération)¶

MERCI — Bilan de notre réponse à [catastrophe]

En [X] jours, grâce à VOUS :
- [X] familles aidées
- [X] bénévoles mobilisés
- [X] USD collectés et distribués
- [X] kits distribués

Merci à nos partenaires : [liste]
Merci à tous les donateurs et bénévoles.

Le Rotary continue d'accompagner la reconstruction.

#Rotary #PeopleOfAction #Merci

Formulaire 8, Convention de partenariat ONG (MOU)¶

Usage : Formaliser tout partenariat avec une ONG qui dépasse 2 semaines ou 5 000 USD. Obligatoire pour les Global Grants.

CONVENTION DE PARTENARIAT
POUR LA RÉPONSE À UNE CATASTROPHE

------------------------------------------------------

ENTRE :

Le [Club Rotary de _________ / District _________ du Rotary]
Représenté par : _________________________________________
Fonction : _______________________________________________
Adresse : ________________________________________________
Tél : __________________ Email : __________________________

Ci-après dénommé « le Rotary »

ET :

[Nom de l'ONG / Organisation partenaire]
Représenté par : _________________________________________
Fonction : _______________________________________________
Adresse : ________________________________________________
Tél : __________________ Email : __________________________

Ci-après dénommé « le Partenaire »

------------------------------------------------------

ARTICLE 1 — OBJET

La présente convention définit les modalités de collaboration
entre le Rotary et le Partenaire pour la réponse à :

Type de catastrophe : ____________________________________
Zone géographique : ______________________________________
Population cible : ________________________________________
Date de début : ____/____/________
Durée prévue : ___________________________________________

------------------------------------------------------

ARTICLE 2 — ENGAGEMENTS DU ROTARY

Le Rotary s'engage à :
☐ Fournir un financement de ____________ USD
☐ Mobiliser ____________ bénévoles
☐ Fournir du matériel : ___________________________________
☐ Assurer la coordination avec le District / la Zone
☐ Produire les rapports de stewardship requis par TRF
☐ Autre : _________________________________________________

------------------------------------------------------

ARTICLE 3 — ENGAGEMENTS DU PARTENAIRE

Le Partenaire s'engage à :
☐ Déployer ____________ personnel qualifié
☐ Fournir l'expertise technique en : _________________________
☐ Assurer la logistique de : ________________________________
☐ Fournir des rapports d'activité : ☐ Hebdomadaires ☐ Mensuels
☐ Respecter les standards humanitaires (Sphere, CHS)
☐ Mentionner le Rotary dans ses communications
☐ Fournir les pièces justificatives financières
☐ Autre : _________________________________________________

------------------------------------------------------

ARTICLE 4 — BUDGET ET FINANCEMENT

Budget total de l'opération : ____________ USD

Poste	Rotary (USD)	Partenaire (USD)	Autre (USD)
Personnel	____	____	____
Matériel / équipement	____	____	____
Transport / logistique	____	____	____
Alimentation / eau	____	____	____
Hébergement	____	____	____
Administration	____	____	____
Autre	____	____	____
TOTAL	____	____	____

Modalités de versement :
☐ En une fois à la signature
☐ En _____ tranches : _____________________________________
☐ Sur présentation de factures
☐ Autre : _________________________________________________

------------------------------------------------------

ARTICLE 5 — COORDINATION

Réunions de coordination : ☐ Quotidiennes ☐ Hebdomadaires
☐ Bi-mensuelles

Point focal Rotary : _________________ Tél : _________________
Point focal Partenaire : ______________ Tél : _________________

Rapports d'avancement : ☐ Hebdomadaires ☐ Mensuels

------------------------------------------------------

ARTICLE 6 — COMMUNICATION ET VISIBILITÉ

- Toute communication publique mentionne les deux parties.
- Le logo Rotary est utilisé conformément au guide de marque RI.
- Le Partenaire ne sollicite pas de dons au nom du Rotary.
- Les photos de bénéficiaires respectent leur dignité et
  consentement.

------------------------------------------------------

ARTICLE 7 — DURÉE ET RÉSILIATION

Durée : du ____/____/________ au ____/____/________

Renouvellement : ☐ Automatique ☐ Sur accord mutuel ☐ Non

Résiliation anticipée : possible par chaque partie avec
un préavis de _______ jours, par notification écrite.

En cas de résiliation, le Partenaire restitue les fonds
non utilisés dans un délai de _______ jours.

------------------------------------------------------

ARTICLE 8 — RAPPORTS ET STEWARDSHIP

Le Partenaire fournit au Rotary :
☐ Rapport intermédiaire au plus tard le ____/____/________
☐ Rapport final au plus tard le ____/____/________
☐ Pièces justificatives (reçus, factures, photos)
☐ Liste des bénéficiaires (anonymisée si nécessaire)
☐ Évaluation d'impact

------------------------------------------------------

ARTICLE 9 — LITIGES

Tout litige sera résolu par conciliation amiable.
À défaut, les tribunaux compétents de __________________
seront saisis.

------------------------------------------------------

Fait en deux exemplaires à ________________, le ____/____/________

Pour le Rotary :                    Pour le Partenaire :

Nom : ____________________         Nom : ____________________
Fonction : ________________         Fonction : ________________
Signature :                         Signature :



Témoin :                            Témoin :
Nom : ____________________         Nom : ____________________
Signature :                         Signature :

Formulaire 9, Rapport après-action (AAR)¶

Usage : Réunion de débriefing structurée après chaque opération. Obligatoire. Durée recommandée : 2-3 heures. Tous les participants sont invités.

Rapport après-action, Opération : _________¶

Date de l'AAR : _//_

Animateur : ____ Secrétaire : ____

Participants :

N°	Nom	Rôle dans l'opération
1	________	________
2	________	________
3	________	________
4	________	________
5	________	________
6	________	________
7	________	________
8	________	________

Section A, Chronologie de l'opération¶

Date/Heure	Événement / Décision	Par qui
____	_______	______
____	_______	______
____	_______	______
____	_______	______
____	_______	______
____	_______	______
____	_______	______
____	_______	______
____	_______	______
____	_______	______

Section B, Résumé de l'opération¶

Élément	Détail
Type de catastrophe	_______
Date de la catastrophe	_//_
Date d'activation Rotary	_//_
Date de clôture	_//_
Durée totale de l'opération	_ jours
Zone géographique	_______
Niveau d'activation	☐ Club ☐ DCA-3 ☐ DCA-2 ☐ DCA-1

Section C, Résultats¶

Indicateur	Objectif initial	Résultat réel
Personnes aidées	______	______
Foyers servis	______	______
Bénévoles mobilisés	______	______
Heures de bénévolat	______	______
Budget total dépensé (USD)	______	______
Kits distribués	______	______
Repas servis	______	______
Abris fournis	______	______

Section D, Financement¶

Source	Montant reçu (USD)	Montant dépensé (USD)	Solde (USD)
Fonds club	______	______	______
DRG	______	______	______
DDRF	______	______	______
Global Grant	______	______	______
Dons directs	______	______	______
Zone Fund	______	______	______
Autre	______	______	______
TOTAL	______	______	______

Section E, Ce qui a bien fonctionné¶

N°	Élément	Détail / Exemple
1	________	_______
2	________	_______
3	________	_______
4	________	_______
5	________	_______

Section F, Ce qui n'a pas fonctionné / à améliorer¶

N°	Problème identifié	Impact	Action corrective recommandée	Responsable
1	______	☐ Critique ☐ Modéré ☐ Mineur	______	____
2	______	☐ Critique ☐ Modéré ☐ Mineur	______	____
3	______	☐ Critique ☐ Modéré ☐ Mineur	______	____
4	______	☐ Critique ☐ Modéré ☐ Mineur	______	____
5	______	☐ Critique ☐ Modéré ☐ Mineur	______	____

Section G, Recommandations¶

N°	Recommandation	Priorité	Échéance	Responsable
1	_________	☐ Haute ☐ Moyenne ☐ Basse	____	____
2	_________	☐ Haute ☐ Moyenne ☐ Basse	____	____
3	_________	☐ Haute ☐ Moyenne ☐ Basse	____	____
4	_________	☐ Haute ☐ Moyenne ☐ Basse	____	____
5	_________	☐ Haute ☐ Moyenne ☐ Basse	____	____

Section H, Soutien psychologique post-opération¶

Élément	Oui	Non	Détails
Signes de stress / fatigue identifiés chez les bénévoles	☐	☐	_____
Débriefing psychologique organisé	☐	☐	Date : ____
Orientation vers soutien professionnel si nécessaire	☐	☐	_____
Suivi à 1 mois prévu	☐	☐	Date : ____

Ce rapport sera archivé et transmis à : - [ ] District (DRO) - [ ] Zone (si DCA-2/3) - [ ] DNA-RAG (si activé) - [ ] TRF (avec rapport de stewardship)

Signature animateur : ___ Date : _//__

Formulaire 10, Arbre de décision, Financement¶

Usage : Quand une catastrophe survient, suivez cet arbre pour déterminer quel mécanisme de financement activer, dans quel ordre.

CATASTROPHE SURVIENT
        |
        v
Le Club a-t-il des fonds propres disponibles ?
|-- OUI --> Utiliser immédiatement (pas d'approbation nécessaire)
|           Budget max recommandé : 2 000-5 000 USD
|           |
|           v
|           Suffisant ?
|           |-- OUI --> Continuer avec fonds club + passer à l'AAR
|           '-- NON --> v
|
'-- NON --> v

Le District a-t-il un DDRF (District Disaster Relief Fund) ?
|-- OUI --> Le DG autorise un décaissement immédiat
|           Montant typique : 5 000-15 000 USD
|           Délai : quelques heures
|           |
|           v
|           Suffisant ?
|           |-- OUI --> Continuer + rapport au District
|           '-- NON --> v
|
'-- NON --> v

Demander un DRG (Disaster Response Grant) à TRF
|-- Montant : jusqu'à 25 000 USD
|-- Condition : District qualifié par TRF
|-- Délai d'approbation : 2-4 semaines (24-48 h en préemptif pour tempête nommée)
|-- Soumission via MyRotary (DG + DRFC)
|   |
|   v
|   Suffisant ?
|   |-- OUI --> Exécuter + rapport de stewardship dans 12 mois
|   '-- NON --> v
|
v
La Zone a-t-elle un Zone Disaster Response Fund ?
|-- OUI --> Demander un complément à la Zone
|           Montant typique : 10 000-50 000 USD
|           |
|           v
|           Suffisant ?
|           |-- OUI --> Exécuter + rapport à la Zone
|           '-- NON --> v
|
'-- NON --> v

Monter un Global Grant TRF
|-- Montant : 30 000 à 400 000 USD
|-- Nécessite : DDF du District + partenaire international
|-- Délai : 3-6 mois (planification à relèvement)
|-- Idéal pour : reconstruction, WASH, formation
|
v
Peut-on cumuler ?
|-- OUI — Les mécanismes sont CUMULABLES :
|   |-- DRG + DDRF + Fonds club = réponse immédiate
|   |-- Global Grant = relèvement à moyen terme
|   |-- Zone Fund = coordination multi-districts
|   '-- DNA-RAG Fund = expertise technique
|
v
ATTENTION — Règles de non-cumul :
|-- Un DRG ne finance PAS les mêmes dépenses qu'un Global Grant
|-- Le DDF utilisé pour un Global Grant ne peut pas servir à un DRG
|-- Les fonds club ne nécessitent PAS de stewardship TRF
'-- Tout financement TRF (DRG + Global Grant) exige un rapport

Tableau récapitulatif des mécanismes¶

Mécanisme	Montant	Délai	Qui décide	Stewardship
Fonds club	1 000-5 000 USD	Immédiat	Président	Non (interne)
DDRF	5 000-15 000 USD	Heures	DG	Rapport District
DRG	Jusqu'à 25 000 USD	2-4 semaines (24-48 h en préemptif)	TRF	Oui (12 mois)
Zone Fund	10 000-50 000 USD	Jours	Zone Director	Rapport Zone
Global Grant	30 000-400 000 USD	3-6 mois	TRF	Oui (obligatoire)
DNA-RAG Fund	Variable	Jours	DNA-RAG Chair	Rapport RAG
TRF Central Fund	Variable	Semaines	TRF Trustees	Oui

Aide-mémoire rapide, quel financement à quel moment¶

Cet aide-mémoire condense l'arbre de décision complet en un seul tableau, à photocopier et glisser dans le kit d'urgence du club. Il répond à une question opérationnelle : à H+12, à J+5, à J+30, à M+6, lequel des sept mécanismes activer ?

Par phase de réponse¶

Phase	Délai depuis l'événement	Mécanismes à activer	Action immédiate du club
Urgence immédiate	0–72 h	Fonds club + DDRF + DRG (en préparation)	Engager les premières dépenses sur fonds propres. Demander au DG l'activation du DDRF. Préparer l'évaluation terrain pour le DRG.
Stabilisation	1–4 semaines	DRG approuvé + Zone Fund + DNA-RAG Fund	Lancer la cuisine collective, les distributions structurées, les rotations bénévoles. Documenter chaque dépense pour le rapport préliminaire DRG (J+45).
Relèvement court terme	1–6 mois	Solde DRG + Global Grant en montage + partenariats ONG	Identifier les besoins durables (eau, écoles, santé). Trouver le club partenaire international via Club Finder ou DNA-RAG.
Reconstruction	6–24 mois	Global Grant + Packaged Grants + TRF Central Fund	Piloter le projet sur la durée. Rapport intermédiaire à M+6, rapport final à clôture.

Par type d'urgence¶

Situation type	Premier réflexe	Mécanisme central	Pourquoi
Catastrophe localisée, club seul	Fonds propres + cotisation exceptionnelle	Fonds club	DCA-3, pas d'escalade district nécessaire
Catastrophe régionale, plusieurs clubs touchés	Activation DDRF par le DG	DDRF + DRG	DCA-2, le district coordonne
Catastrophe majeure, plusieurs districts	DG + RI + DNA-RAG en coordination	DRG + DNA-RAG Fund + Zone Fund	DCA-1, mobilisation internationale
Cyclone nommé en approche	Soumission préemptive du DRG	DRG (24-48 h en pré-impact)	Seul cas où le DRG est traité en heures, pas en semaines
Reconstruction post-catastrophe	Montage Global Grant à J+30	Global Grant	Le DRG est terminé, place au long terme

Trois règles à ne jamais oublier¶

Le DDRF est immédiat, le DRG est en semaines. Ne pas attendre le DRG pour engager les premières dépenses. Le DDRF, l'argent du club et les dons spontanés couvrent les 72 premières heures.
Le rapport préliminaire à J+45 conditionne la suite. Sans ce rapport, le solde du DRG est gelé et la qualification TRF du district est mise en cause. Pas un club, pas un district : tout le réseau de votre district perd l'accès aux grants.
Le DRG ne finance pas le cash direct aux victimes. Eau, abris, kits, alimentation : oui. Espèces : non, sauf cas exceptionnel approuvé. C'est le piège le plus fréquent dans les premières heures, quand un Rotarien généreux est tenté de distribuer des billets.

Contacts à avoir sous la main¶

Qui	Pourquoi	Quand
DG (gouverneur de district)	Active le DCA et débloque le DDRF	H+0 à H+6
DRO (district disaster response officer)	Coordination opérationnelle entre clubs	H+0 à J+30
DRFC (district foundation chair)	Soumet le DRG et co-signe le Global Grant	J+1 à J+10
Représentant DNA-RAG de la zone	Expertise technique et coordination internationale	DCA-2 et DCA-1
Responsable ShelterBox local	Si abris d'urgence nécessaires	DCA-2 et DCA-1

Conseil. Imprimez ces trois tableaux et collez-les dans la couverture intérieure du kit d'urgence du club. À H+0, c'est cette page-là que le Coordinateur Catastrophes ouvre en premier.

Annexe A, Formulaires opérationnels, Livre Club Rotary Réponse aux Catastrophes