Capítulo 22, Coordinar sobre el terreno¶

Integrarse en la coordinación oficial¶

Cuando ocurre una catástrofe, las autoridades activan un sistema de gestión de crisis. En Francia, es el plan ORSEC. En Estados Unidos, el Sistema de Comando de Incidentes (ICS). En el Caribe, las agencias nacionales de gestión de catástrofes (CDEMA para la región, NEMO, ODPEM, etc. según el país). Cada país tiene el suyo.

Su club no es un servicio de rescate acreditado. No está llamado a reemplazar a los bomberos, a la protección civil ni a la Cruz Roja. Pero usted tiene algo que ninguno de ellos tiene: una red de profesionales experimentados, una capacidad de financiación rápida y una presencia permanente en la comunidad.

Para que ese valor añadido se aproveche, debe integrarse en el sistema de coordinación oficial, no operar en paralelo.

Las 5 acciones de integración¶

Preséntese en el Punto de Coordinación Municipal o Regional en las primeras horas. Identifíquese, diga quién es y qué puede ofrecer.
Declare sus capacidades: número de voluntarios disponibles, competencias profesionales (médicos, ingenieros, logistas), vehículos, fondos disponibles, equipo.
Pida una zona de intervención o un papel específico. No se asigne una misión por su cuenta. Pregunte: «¿Dónde nos necesita más? ¿Qué no están cubriendo?»
Asista a las reuniones de coordinación. En la fase aguda, son diarias. Envíe siempre a la misma persona, el Coordinador de Catástrofes del club o su suplente.
Rinda cuentas de sus acciones dentro del marco compartido. Nada de informes de Rotary separados enviados solo al distrito, un informe integrado en el sistema de coordinación local.

Principio fundamental: Rotary complementa, apoya y financia. No dirige las operaciones de rescate. Respeta la cadena de mando oficial.

La reunión de coordinación local¶

Es la herramienta de coordinación más sencilla y eficaz. Una reunión diaria de 30 minutos con todos los actores presentes en el terreno.

Formato¶

Elemento	Detalle
Frecuencia	Diaria en la fase aguda (primeros días hasta 2 semanas), luego dos veces por semana
Duración	30 minutos máximo, no una hora, no 45 minutos. 30 minutos.
Lugar	Ayuntamiento, sala de crisis o videoconferencia (WhatsApp/Zoom)
Participantes	Club rotario + Cruz Roja + Ayuntamiento + Bomberos + Asociaciones locales
Facilitador	La autoridad oficial (ayuntamiento, autoridad regional), no Rotary

Orden del día típico¶

Tiempo	Punto	Detalle
5 min	Mesa redonda	Cada organización resume en 1 minuto lo que ha hecho desde la última reunión
5 min	Necesidades identificadas no cubiertas	¿Qué problemas siguen sin resolver?
5 min	Recursos disponibles no utilizados	¿Quién tiene equipo, voluntarios, fondos aún no desplegados?
10 min	Asignación de tareas	¿Quién hace qué para las próximas 24 horas? Asignaciones claras y nominales.
5 min	Asuntos varios / emergencias	Imprevistos, alertas meteorológicas, cambio en la situación

Reglas de disciplina¶

Cada participante habla una vez, brevemente. Nada de monólogos.
Las decisiones las registra un secretario (el secretario de su club puede desempeñar este papel).
El acta se distribuye en menos de una hora por WhatsApp o correo electrónico.
Se considera que los ausentes están de acuerdo con las decisiones tomadas.

La hoja de coordinación de las ONG¶

Este documento se actualiza a diario. Responde a una sola pregunta: ¿quién hace qué dónde? Es la versión operativa de la regla de las 3W (Who does What Where).

Plantilla¶

HOJA DE COORDINACIÓN, Fecha: ___ / ___ / __, Zona: ______

Organización	Acciones en curso	Zona cubierta
Cruz Roja	________	________
Ayuntamiento	________	________
Servicio de bomberos	________	________
Rotary	________	________
[Otro]	________	________

Necesidades no cubiertas:

Recursos disponibles no desplegados:

Decisiones tomadas:

Próxima reunión: ___ / ___ / ______ a las ___ h ___

Conserve 20 copias en blanco de esta hoja en su kit de emergencia. En una situación de catástrofe, puede que no tenga acceso a una impresora.

Las 6 trampas de coordinación que evitar¶

Estos errores son clásicos. Cuestan tiempo, credibilidad y, a veces, vidas.

Trampa 1, Llegar sin presentarse¶

Qué ocurre: Su club se despliega directamente sobre el terreno sin informar a las autoridades. Resultado: duplica el trabajo de otro, estorba a los rescatistas profesionales y genera un riesgo de seguridad para sus propios socios.

Solución: Primera acción: preséntese en el punto de coordinación. Siempre. Aunque crea que está perdiendo el tiempo.

Trampa 2, Distribuir sin coordinación¶

Qué ocurre: Su club distribuye alimentos en un barrio mientras la Cruz Roja hace lo mismo dos calles más allá. Otro barrio no recibe nada. Los beneficiarios del primer barrio vuelven a hacer fila en ambas distribuciones. Los del segundo barrio quedan olvidados.

Solución: Antes de cualquier distribución, consulte el mapa de las acciones en curso. Use la hoja de coordinación. Pregunte en la reunión: «¿Quién distribuye qué dónde hoy?»

Trampa 3, Ignorar a los líderes comunitarios locales¶

Qué ocurre: Organiza una acción sin involucrar a los líderes de la comunidad afectada (jefes de barrio, imanes, pastores, presidentes de asociaciones). La comunidad no confía en usted, los beneficiarios más vulnerables quedan olvidados y surgen tensiones.

Solución: Desde el primer día, identifique a los líderes locales e intégrelos en su acción. Conocen a las familias más afectadas, a las personas aisladas, las necesidades reales.

Trampa 4, Prometer más de lo que puede cumplir¶

Qué ocurre: Con la emoción de las primeras horas, su presidente declara a los medios que el club «reconstruirá 50 casas». El club no tiene ni los fondos, ni la capacidad, ni el mandato para ello. Seis meses después, la gente sigue esperando.

Solución: Anuncie únicamente lo que es seguro. «Estamos entregando 200 kits de higiene esta semana», no «Reconstruiremos el barrio». Prometer poco y cumplir más es siempre preferible.

Trampa 5, Fotografiar a las víctimas sin consentimiento¶

Qué ocurre: Un socio fotografía a familias damnificadas para el informe del distrito o las redes sociales. Las fotos circulan sin consentimiento. Daño a la dignidad, posibles problemas legales y pérdida de la confianza de la comunidad.

Solución: Pida el consentimiento antes de cada foto. Si el consentimiento no es posible o pertinente (multitudes, emergencia), anonimice. Nada de rostros identificables de niños sin autorización parental explícita.

Trampa 6, Desconocer a las ONG ya presentes¶

Qué ocurre: Su club lanza su propia operación sin verificar lo que hacen las ONG que llevan años en la zona. Rivalidad, duplicación, tensiones. Las ONG locales lo perciben como un competidor, no como un socio.

Solución: La reunión de coordinación diaria. Sistemática. Y antes de lanzar cualquier acción: «¿Hay alguien que ya esté haciendo esto?»

El valor añadido de Rotary sobre el terreno¶

Cuando la coordinación se hace bien, Rotary aporta tres cosas que nadie más aporta de la misma manera.

1. La experiencia profesional de sus socios¶

Sus socios no son voluntarios cualesquiera. Son médicos, ingenieros, abogados, empresarios, contadores, arquitectos. Esta experiencia profesional es directamente movilizable en una catástrofe.

Competencia	Aplicación en una catástrofe
Médico	Triaje, atención básica, evaluación sanitaria
Ingeniero estructural	Evaluación de edificios (seguro / a demoler / reparable)
Abogado	Asistencia jurídica a las víctimas (seguros, derechos)
Contador	Gestión financiera de la ayuda, trazabilidad de los fondos
Empresa de construcción	Organización de la retirada de escombros, reparaciones
Logista	Cadena de suministro, transporte
Psicólogo	Apoyo psicológico de proximidad
Especialista en TI	Restablecimiento de las comunicaciones, herramientas digitales

2. La capacidad de financiación rápida¶

Rotary puede movilizar fondos a tres velocidades: el DDRF (inmediato), la DRG (2-4 semanas; 24-48 horas en presentación antes del impacto para una tormenta con nombre), la Subvención Global (3-6 meses). Ninguna ONG local dispone de esta triple palanca. Cuando la Cruz Roja necesita 10 000 USD para comprar agua con urgencia y los canales de financiación habituales son demasiado lentos, Rotary puede a veces llenar el vacío.

3. La red internacional¶

Una llamada al DNA-RAG, y en 24 horas su club local queda conectado con distritos de Australia, Canadá, Alemania, Japón, con fondos, experiencia y socios para Subvenciones Globales. Ninguna otra organización de servicio tiene esta malla mundial activable en menos de 48 horas. Esa misma red enlaza también con grandes operadores de habla hispana como Cruz Roja, Cáritas o Médicos Sin Fronteras, presentes en la mayoría de los países de habla hispana.

Lista de verificación de coordinación sobre el terreno¶

Para usar desde las primeras horas de la intervención: