अध्याय 14, स्थिरीकरण: 72 घण्टादेखि 2 हप्तासम्म¶
भाग III, कार्य: आफ्नै साधनद्वारा
पहिलो 72 घण्टाको एड्रेनालिन कम हुन्छ। पेसागत उद्धारकर्मीहरू ठाउँमा छन्, वा छैनन्। सञ्चारमाध्यमले अन्यत्र हेर्न थाल्छ। र यही बेला वास्तविक काम सुरु हुन्छ।
स्थिरीकरण चरण सबैभन्दा लामो, सबैभन्दा खर्चिलो र सबैभन्दा माग गर्ने चरण हो। यो त्यो चरण हो जहाँ तयारी नभएका क्लबहरू ढल्छन्: स्वयंसेवकको थकान, आर्थिक चुहावट, सञ्चालनसम्बन्धी नियन्त्रणको ह्रास। यो त्यो चरण पनि हो जहाँ राम्रोसँग व्यवस्थित क्लबले दिगो फरक पार्छ।
यस अध्यायमा चार निरन्तर सञ्चालनहरू समेटिएका छन्: सामुदायिक भान्सा, वितरण केन्द्रहरू, दैनिक समन्वय र आर्थिक व्यवस्थापन। हरेक खण्ड प्रत्यक्ष रूपमा सञ्चालनयोग्य हुने गरी तयार गरिएको छ, तपाईं यी पृष्ठहरूको फोटोकपी गरेर कुनै टोली अगुवालाई दिन सक्नुहुन्छ।
सामुदायिक भान्सा¶
जब पीडितहरूसँग खाना पकाउने सुविधा रहँदैन, जब पसलहरू बन्द हुन्छन्, जब पारिवारिक खाद्य भण्डार सकिन्छ, सामुदायिक भान्सा तपाईंको सञ्चालनको रसद-सम्बन्धी केन्द्र बन्छ। यो सबैभन्दा जटिल र जोखिमपूर्ण पोस्टहरूमध्ये एक पनि हो। कुनै विपदको बीचमा सामूहिक खाद्य विषाक्तता विपदभित्रको विपद हुनेछ।
आकार निर्धारण¶
भान्सा स्थापना गर्नुअघि, आफ्नो लक्षित क्षमता निर्धारण गर्नुहोस्। यो तालिकाले क्षमतालाई आवश्यक व्यवस्थासँग जोड्छ।
| लक्षित क्षमता | बटुका (कुक) | भान्सा सहायक | रसद | टोली अगुवा | कुल कर्मचारी | न्यूनतम क्षेत्रफल |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 100 खाना/दिन | 2 | 4 | 3 | 1 | 10 | 30 m² |
| 200 खाना/दिन | 3 | 6 | 5 | 1 | 15 | 50 m² |
| 500 खाना/दिन | 5 | 12 | 10 | 2 | 29 | 100 m² |
DRG का लागि सूचक: वितरित प्रत्येक खाना नाप्न सकिने डेलिभरेबल हो। 14 दिनका लागि 200 खाना/दिन = 2,800 खाना = तपाईंको स्टुअर्डसिप प्रतिवेदनमा एउटा बलियो आँकडा।
पूर्ण उपकरण¶
खाना पकाउने उपकरण¶
| उपकरण | परिमाण (200 खाना/दिनका लागि) | अनुमानित लागत |
|---|---|---|
| औद्योगिक ग्यास चुल्हो (2 बर्नर) | 3 वटा | 300-600 USD |
| 50-लिटर स्टेनलेस स्टिल भाँडा | 4 वटा | 300-600 USD |
| औद्योगिक कराही / सोते प्यान (60 सेमी व्यास) | 2 वटा | 100-200 USD |
| HACCP कटिङ बोर्ड (रङ-कोडित) | 1 सेट (रातो, हरियो, नीलो) | 30-50 USD |
| पेसागत चक्कु (सेफ, तरकारी, ब्रेड) | 1 सेट | 40-80 USD |
| स्टेनलेस स्टिल पस्किने उपकरण (चम्चा, स्प्याचुला, चिम्टा) | 10 वटा | 50-100 USD |
| स्टेनलेस स्टिल ग्यास्ट्रोनर्म प्यान (GN 1/1 र 1/2) | 10 वटा | 150-250 USD |
| ढुवानीका लागि इन्सुलेटेड कन्टेनर | 2 वटा | 100-300 USD |
| पट्किने कार्य टेबल | 4 वटा (न्यूनतम 4 रेखीय मिटर) | 200-400 USD |
| भान्सा तराजु (30 किग्रा क्षमता) | 1 वटा | 30-50 USD |
HACCP कटिङ बोर्ड रङ कोड: रातो = काँचो मासु। पहेँलो = काँचो कुखुरा। नीलो = माछा र समुद्री खाद्य। हरियो = फलफूल र तरकारी। सेतो = डेरी र बेकरी। खैरो = पकाइएको मासु। यो भिन्नताले क्रस-प्रदूषण रोक्छ। यो वैकल्पिक होइन।
सरसफाइ र खाद्य सुरक्षा¶
| उपकरण | परिमाण / दिन | लागत |
|---|---|---|
| ट्याङ्कीसहितको स्वतन्त्र हात धुने स्टेसन | 1 वटा (स्थिर) | 100-300 USD |
| तरल जीवाणुनाशक साबुन, स्पर्शरहित | 2 लिटर / दिन | 5 USD/दिन |
| ह्यान्ड स्यानिटाइजर (प्रति स्टेसन 1 L) | 4 लिटर / दिन | 10 USD/दिन |
| नाइट्राइल डिस्पोजेबल पन्जा | 100 जोर / दिन | 10 USD/दिन |
| हेयर नेट / कपाल छोप्ने वस्तु | 20 / दिन | 3 USD/दिन |
| डिस्पोजेबल वा धुनसकिने एप्रन | 10 / दिन | 5 USD/दिन |
| सुदृढ 120 L फोहोर झोला | 20 / दिन | 5 USD/दिन |
| खाद्य-योग्य सफाइ सामग्री | 2 लिटर / दिन | 5 USD/दिन |
| खाद्य प्रोब थर्मोमिटर | 2 वटा (स्थिर) | 30-50 USD |
| प्रशीतन थर्मोमिटर | 2 वटा (स्थिर) | 20-30 USD |
| भान्सा प्राथमिक उपचार किट | 1 वटा (स्थिर) | 30-50 USD |
| क्लास F अग्निशामक यन्त्र (चिल्लोको आगो) | प्रति खाना पकाउने क्षेत्रमा 1 | 40-80 USD |
हात धुने स्टेसन अनिवार्य छ। यसमा कुनै अपवाद छैन। यदि तपाईं खाना पकाउने क्षेत्रको प्रवेशद्वारमा सफा पानी र साबुनसहितको हात धुने स्टेसन स्थापना गर्न सक्नुहुन्न भने, तपाईं भान्सा खोल्न सक्नुहुन्न।
भण्डारण¶
| उपकरण | परिमाण | लागत |
|---|---|---|
| रेफ्रिजरेटर वा चल शीत कक्ष | 1 वटा (यदि बिजुली छ भने) | 500-2,000 USD |
| कठोर 100 L कुलर | 4 वटा | 300-600 USD |
| बरफका डल्ला / झोलामा बरफ | 20 किग्रा/दिन | 10 USD/दिन |
| उठाइएका दराज (जमिनबाट न्यूनतम 15 सेमी माथि) | 4 वटा | 100-200 USD |
| सुक्खा सामानका लागि हावा नछिर्ने कन्टेनर | 10 वटा | 50-100 USD |
| वर्षा/घामबाट जोगाउने तिरपाल | 50 m² | 50-100 USD |
| भान्सा पाल / संरचना (6 × 3 मि) | 1 वटा | 500-1,500 USD |
5 अपरिहार्य सरसफाइ नियमहरू¶
यी पाँच नियमहरू खाना पकाउने क्षेत्रमा प्रस्टसँग, आवश्यक परेमा धेरै भाषामा, टाँस्नुपर्छ। यिनलाई प्रत्येक ब्रिफिङमा दोहोर्याउनुपर्छ। यी सुझावहरू होइनन्, यी दायित्वहरू हुन्।
| # | नियम | मापदण्ड | प्रमाणीकरण |
|---|---|---|---|
| 1 | हात धुने | प्रत्येक ह्यान्डलिङअघि, प्रत्येक विश्रामपछि, शौचालय प्रयोगपछि | टोली अगुवाद्वारा प्रत्यक्ष अवलोकन |
| 2 | काँचो/पकाइएको छुट्याउने | काँचो र पकाइएको खानाबीच कहिल्यै सम्पर्क नहुने। उपकरणहरू रङद्वारा भिन्न। | बोर्ड र उपकरणहरू जाँच्नुहोस् |
| 3 | पूर्ण रूपमा पकाउने | भित्री तापक्रम >= 63 °C (मासु), >= 74 °C (कुखुरा) | प्रत्येक सेवामा प्रोब थर्मोमिटर |
| 4 | शीत शृंखला | नाशवान वस्तु 0 र 4 °C बीच। सम्भव नभए: नाशवान नहुने वस्तुमात्र। | बिहान 6:00 र दिउँसो 2:00 बजे कुलर थर्मोमिटर |
| 5 | निरन्तर सरसफाइ | सतहहरू न्यूनतम हरेक 2 घण्टामा किटाणुरहित | हस्ताक्षरित सफाइ रजिस्टर |
दैनिक सरसफाइ जाँचसूची¶
यो जाँचसूची दिनको दुई पटक, बिहान र साँझ, भान्सा टोली अगुवाद्वारा भरिन्छ।
- ☐ कुलरको तापक्रम 06:00 मा जाँचियो: ___°C (स्वीकार्य: 0-4 °C)
- ☐ कुलरको तापक्रम 14:00 मा जाँचियो: ___°C
- ☐ प्रत्येक पालीको सुरुमा हात धुने कुरा प्रमाणित
- ☐ PPE लगाइएको प्रमाणित (हेयरनेट, एप्रन, पन्जा)
- ☐ प्रत्येक सेवाअघि कार्य सतहहरू किटाणुरहित
- ☐ प्रोब थर्मोमिटरले खाना पकाउने तापक्रम प्रमाणित: ___°C
- ☐ प्रत्येक सेवाबीच फोहोरका भाँडा खाली गरियो
- ☐ भुइँमा कुनै खाना छैन, उठाइएको भण्डारण प्रमाणित
- ☐ अनुरेखणीयता रजिस्टर भरियो (प्रत्येक ब्याचको स्रोत, मिति, समय)
- ☐ भान्सामा कुनै बिरामी व्यक्ति भए तुरुन्त जानकारी
- ☐ दिनको अन्त्यमा पूर्ण सफाइ गरियो
कर्मचारी घुमाइ¶
दिनभर काम धान्न तीनवटा घुम्ने टोली। भान्सा स्वयंसेवकले कहिल्यै लगातार 8 घण्टाभन्दा बढी काम गर्नुहुँदैन, भान्साको थकान खतरनाक हुन्छ (डढेको, काटिएको, सरसफाइसम्बन्धी त्रुटि)।
| घुमाइ | घण्टा | मुख्य कार्य |
|---|---|---|
| बिहानको टोली | 05:00 - 13:00 | बिहानको खाना + दिउँसोको खानाको तयारी |
| दिउँसोको टोली | 12:00 - 20:00 | दिउँसोको खाना सेवा + बेलुकाको खानाको तयारी + सफाइ |
| राति टोली | 19:00 - 23:00 | बेलुकाको खाना सेवा + पूर्ण सफाइ + भोलिपल्टको तयारी |
टोलीहरूबीचको एक घण्टाको ओभरल्याप जानाजानी राखिएको हो: यसले जानकारी हस्तान्तरण र निरन्तरतालाई सम्भव बनाउँछ।
सामुदायिक भान्सा बजेट¶
दैनिक सञ्चालन लागत¶
| मद | 100 खाना/दिन | 200 खाना/दिन | 500 खाना/दिन |
|---|---|---|---|
| खाना (2-4 USD/खाना) | 200-400 USD | 400-800 USD | 1,000-2,000 USD |
| ग्यास / इन्धन | 25 USD | 45 USD | 100 USD |
| सरसफाइ उपभोग्य सामग्री | 15 USD | 25 USD | 50 USD |
| डिस्पोजेबल भाँडाकुँडा | 30 USD | 60 USD | 150 USD |
| खानेपानी (खाना पकाउने + सफाइ) | 20 USD | 35 USD | 75 USD |
| बरफ / प्रशीतन | 15 USD | 25 USD | 50 USD |
| दैनिक जम्मा | 305-505 USD | 590-990 USD | 1,425-2,425 USD |
| 14 दिनको जम्मा | 4,270-7,070 USD | 8,260-13,860 USD | 19,950-33,950 USD |
प्रारम्भिक लगानी (दिगो उपकरण)¶
| उपकरण | अनुमानित लागत |
|---|---|
| औद्योगिक चुल्हो (4 को सेट) | 400-800 USD |
| 50 L स्टेनलेस स्टिल भाँडा (4 को सेट) | 300-600 USD |
| पट्किने टेबल (4 वटा) | 200-400 USD |
| ग्यास्ट्रोनर्म प्यान (10 को सेट) | 150-250 USD |
| भान्सा पाल / संरचना (6 × 3 मि) | 500-1,500 USD |
| स्वतन्त्र हात धुने स्टेसन | 100-300 USD |
| 100 L कुलर (4 वटा) | 300-600 USD |
| विविध (अग्निशामक यन्त्र, थर्मोमिटर, PPE) | 200-400 USD |
| कुल प्रारम्भिक लगानी | 2,150-4,850 USD |
कोष: Disaster Response Grant (अधिकतम 25,000 USD) ले 14 दिनका लागि 200-500 खाना/दिनको सामुदायिक भान्सालाई समेट्छ। आफ्नो आवेदनमा हरेक मदअनुसारको बजेट पेस गर्नुहोस्। माथिका आँकडाहरू सिधै प्रयोग गर्न मिल्ने खालका छन्।
खाद्य आपूर्ति शृंखला¶
| स्रोत | सामानको प्रकार | फाइदा | सावधानी |
|---|---|---|---|
| स्थानीय थोक बजार | सुक्खा सामान, ताजा | स्थानीय अर्थतन्त्रलाई सहयोग, छिटो | सबै रसिद राख्नुहोस् (TRF) |
| स्थानीय खाद्य दान | ताजा उब्जनी, बन्द भाँडाका सामान | निःशुल्क, छिटो | म्याद सकिने मिति व्यवस्थित रूपमा जाँच्नुहोस् |
| खाद्य बैंक | बन्द भाँडाका सामान, सुक्खा सामान | ठूलो परिमाण, निःशुल्क | वितरणको समय फरक-फरक हुने |
| साझेदार गैरसरकारी संस्था (WFP, Red Cross) | तयारी खानाको राशन | निश्चित पोषण मापदण्ड | दोहोरोपन रोक्न समन्वय |
| सुपरमार्केट (थोक सम्झौता) | सबै प्रकारका | औपचारिक बिजक | विपद मूल्यमा वार्ता गर्नुहोस् |
भण्डार व्यवस्थापनका निरपेक्ष नियमहरू:
- FIFO (First In, First Out)। सबैभन्दा पुरानो सामान पहिले निस्कन्छ। कुनै अपवाद छैन।
- लेबलिङ। प्राप्त प्रत्येक ब्याचमा प्राप्त गरेको मिति लेबल गरिन्छ। लेबल छैन भने भण्डारण गर्न पाइँदैन।
- दैनिक सूची। हरेक बिहान 07:00 अघि। बाँकी भण्डार रजिस्टरमा टिपोट गरिन्छ।
- अग्रिम अर्डर। सुक्खा सामानका लागि आपूर्ति अर्डर 48 घण्टा अगावै दिइन्छ।
- बफर भण्डार। नाशवान नहुने वस्तुहरूको 3-दिनको भण्डार सधैं कायम राख्नुहोस्।
- अनुपयुक्त दान अस्वीकार गर्ने। यदि कुनै दानको म्याद सकिएको, राम्ररी प्याक नगरिएको, वा संरचना अज्ञात छ भने, त्यसलाई अस्वीकार गरिन्छ। शालीनतापूर्वक तर दृढतापूर्वक।
200 जनाका लागि नमूना मेनू¶
मेनू सरल, पोषिलो, स्थानीय खाद्य बानीअनुकूल, र आधारभूत उपकरणले सम्भव हुने खालको हुनुपर्छ।
3-दिने घुम्ती मेनू नमूना:
| दिन | बिहानको खाना (600 kcal) | दिउँसोको खाना (800 kcal) | बेलुकाको खाना (700 kcal) |
|---|---|---|---|
| दिन 1 | दूध + चिनी + चियासहित चामलको हलुवा (जाउलो) | चामल + रातो सिमी + तेल + तरकारी | बाक्लो दालको सुप + पाउरोटी |
| दिन 2 | पाउरोटी + बदामको बटर + चिया | पास्ता + टमाटरको सस + सार्डिन | चामल + तरकारी स्ट्यु |
| दिन 3 | मकैको जाउलो + दूध + चिनी | चामल + बन्द भाँडाको माछा + भुटेको तरकारी | सिमीको सुप + पाउरोटी + पनिर |
200 जनाका लागि परिमाण / 1 मुख्य खाना:
| सामग्री | परिमाण | कुल तौल |
|---|---|---|
| चामल (आधार) | 200 ग्राम/व्यक्ति (काँचो) | 40 किग्रा |
| सिमी (प्रोटिन) | 80 ग्राम/व्यक्ति (काँचो) | 16 किग्रा |
| तरकारी तेल | 20 मिलि/व्यक्ति | 4 लिटर |
| तरकारी (प्याज, टमाटर, गाजर) | 100 ग्राम/व्यक्ति | 20 किग्रा |
| नुन | 3 ग्राम/व्यक्ति | 600 ग्राम |
| पकाउने पानी | 3 L / किग्रा चामल | 120 लिटर |
वितरण केन्द्रहरू (PODs)¶
वितरण केन्द्र तपाईंको रसद र पीडितहरूबीचको इन्टरफेस हो। नराम्रोसँग व्यवस्थित POD ले घण्टौंको प्रतीक्षा, तनाव, धकेलमधकेल, पक्षपातको आरोपलाई अर्थ्याउँछ। राम्रोसँग व्यवस्थित POD ले सहज, अनुरेखणीय र मर्यादित सञ्चालनलाई अर्थ्याउँछ।
स्थल छनोट¶
POD स्थल मनपरी रूपमा छानिँदैन। यी मापदण्डहरू व्यवस्थित रूपमा लागू गर्नुहोस्।
| मापदण्ड | न्यूनतम मापदण्ड | टिप्पणी |
|---|---|---|
| सडक पहुँच | डेलिभरी सवारीसाधनले चल्न सक्ने सडक | दैनिक जाँच्नुहोस्, अवस्था परिवर्तन हुन्छ |
| लाभग्राहीबाट दूरी | लक्षित जनसंख्याबाट <= 2 किमी अर्धव्यास | त्यसभन्दा टाढा भए वृद्धवृद्धा र अपाङ्गता भएका व्यक्ति आउनेछैनन् |
| सुरक्षा | जोखिम क्षेत्रबाट टाढा (बाढी, पहिरो) | दैनिक जोखिम मूल्यांकन |
| क्षेत्रफल | 200 लाभग्राही/दिनका लागि न्यूनतम 200 m² | लाइन, दर्ता, वितरण, निकास समावेश |
| छहारी | पाल, तिरपाल, वा रुख | घाममा प्रतीक्षाले मूर्छा र रिस निम्त्याउँछ |
| पार्किङ | डेलिभरी सवारीसाधनका लागि ठाउँ | पैदलयात्री क्षेत्रबाट छुट्टै |
| दृश्यता | जनसंख्यालाई थाहा भएको स्थान | चर्च, विद्यालय, बजार चोक |
भौतिक संरचना¶
प्रवाह एकदिशात्मक हुनुपर्छ। लाभग्राहीहरू कहिल्यै पछाडि फर्किनु वा पहिले नै सहयोग पाइसकेकाहरूको मार्ग काट्नु हुँदैन।
DELIVERY ZONE STORAGE ZONE PREPARATION ZONE
(सवारीसाधन) ──────> (सुरक्षित, बन्द) ──> (किट / भाग छुट्याउने)
|
v
EXIT <──── DISTRIBUTION <──── REGISTRATION <──── QUEUE <──── ENTRY
(बाहिरिने प्रवाह) (टेबल) (टेबल + रजिस्टर) (चिन्हित, छहारीयुक्त) (स्वागत)
|
PRIORITY QUEUE
(वृद्धवृद्धा, गर्भवती,
अपाङ्गता भएका, साना
बालबालिका भएका परिवार)
POD का लागि आवश्यक उपकरण¶
| उपकरण | परिमाण | अनुमानित लागत |
|---|---|---|
| पट्किने टेबल (दर्ता + वितरण) | 6 | 120-240 USD |
| पाल वा तिरपाल (न्यूनतम 30 m²) | 2 | 200-600 USD |
| भीड नियन्त्रण बाधक वा चिन्ह लगाउने टेप | 100 मिटर | 30-60 USD |
| सूचना चिन्ह (समय, निर्देशन) | 4 | 20-40 USD |
| मेगाफोन वा पोर्टेबल PA प्रणाली | 1 | 30-80 USD |
| कागजी रजिस्टर + कलम (अनिवार्य ब्याकअप) | 500 फारम + 20 कलम | 20-40 USD |
| उच्च-दृश्यता ज्याकेट | 15 | 45-75 USD |
| लाइनका लागि खानेपानी बिन्दु | 1 जेरिक्यान 20 L + कप | 15-30 USD |
| प्राथमिक उपचार किट | 1 | 30-50 USD |
| दर्ता कर्मचारीका लागि कुर्सी | 6 | 30-60 USD |
| जम्मा | 540-1,275 USD |
भीड व्यवस्थापन¶
भीड व्यवस्थापन कुनै सैद्धान्तिक विषय होइन। निराश, थकित, भोकाएका मानिसहरू आफ्ना बालबालिकासहित घाममा पर्खिरहेका छन्, यो एक विस्फोटक अवस्था हो। तपाईंको काम भनेको यो फुट्नुअघि नै शान्त पार्नु हो।
व्यवस्थापन नियमहरू:
| नियम | विवरण |
|---|---|
| प्रतीक्षा क्षेत्रमा अधिकतम क्षमता | एकैपटक 50 जना |
| छुट्टै प्राथमिकता लाइन | वृद्धवृद्धा, गर्भवती महिला, 5 वर्षभन्दा कम उमेरका बालबालिका भएका परिवार, अपाङ्गता भएका व्यक्ति |
| कर्मचारी-लाइन अनुपात | प्रतीक्षारत प्रत्येक 50 जनाका लागि 1 व्यवस्थापन अधिकृत |
| नियमित सञ्चार | प्रत्येक 15 मिनेटमा मेगाफोन: प्रगति, अनुमानित प्रतीक्षा समय |
| 1 घण्टाभन्दा बढी प्रतीक्षा | पानी वितरण गर्नुहोस्। समय टिकट वितरण गर्नुहोस् (यति बजे फेरि आउनुहोस्)। |
| पूर्ण निषेध | भीडमा कहिल्यै सामग्री नफ्याल्नुहोस्। कहिल्यै पनि होइन। |
| रोक्ने प्रोटोकल | धकेलमधकेल वा झगडा भएमा: वितरण तत्काल रोक्नुहोस्, कर्मचारीको निकासा गर्नुहोस्, शान्ति फर्किएपछि पुनः सुरु गर्नुहोस् |
प्राथमिकता लाइन कुनै अनुकम्पा होइन, यो मानवीय मापदण्ड हो। कमजोर वर्गका व्यक्तिहरूले घण्टौं पर्खिन सक्दैनन्। प्राथमिकता मापदण्डहरू स्पष्ट रूपमा टाँस्नुहोस्। तिनलाई मेगाफोनमा व्याख्या गर्नुहोस्। पारदर्शिताले असन्तोष कम गर्छ।
लाभग्राही दर्ता¶
सहयोग पाउने प्रत्येक व्यक्ति दर्ता गरिन्छ। कुनै अपवाद छैन। यो अनुरेखणीयता, समानता (कुनै दोहोरोपन नहुने), र दाताहरू तथा TRF प्रति उत्तरदायित्वको आधार हो।
दर्ता फारम, संकलन गर्नुपर्ने विवरण:
| क्षेत्र | प्रकार | अनिवार्य | उद्देश्य |
|---|---|---|---|
| एकल संख्या | POD[X]-[NNN] (जस्तै, POD1-001) | हो | विशिष्ट पहिचान, दोहोरोपन-विरोधी |
| परिवारको मुखियाको पूरा नाम | पाठ | हो | पहिचान |
| परिचयपत्र (प्रकार + संख्या) | पाठ | उपलब्ध भए | प्रमाणीकरण |
| परिवारमा सदस्य संख्या | संख्या | हो | परिमाणको गणना |
| ठेगाना वा स्थान | पाठ | हो | आवश्यकताको नक्सांकन |
| विशेष आवश्यकता | चेकबक्स | हो | सहयोगको अनुकूलन |
| प्राप्त सामग्री (प्रकार, परिमाण, मिति) | तालिका | हो | TRF अनुरेखणीयता |
| हस्ताक्षर वा औंठाछाप | हस्ताक्षर | हो | प्राप्तिको प्रमाण |
जाँच्नुपर्ने विशेष आवश्यकताहरू: - ☐ शिशु (2 वर्षभन्दा कम), दूध, डायपरको आवश्यकता - ☐ बालबालिका (2-12 वर्ष), बाल खाद्य आवश्यकता - ☐ वृद्धवृद्धा (70 वर्षभन्दा माथि), औषधिको आवश्यकता, गतिशीलतामा कमी - ☐ अपाङ्गता भएका व्यक्ति, प्रकार: ___ - ☐ गर्भवती / स्तनपान गराउने महिला - ☐ उपचार आवश्यक पर्ने दीर्घकालीन रोग, प्रकार: ___
दर्ता रसद:
- न्यूनतम 500 पूर्व-मुद्रित फारम (सम्भव भए विपदअघि नै छाप्नुहोस्)
- पुनः प्रयोग हुने ल्यामिनेटेड लाभग्राही कार्ड (पछिका वितरणमा दोहोरोपनबाट बचाउँछ)
- दिनको अन्त्यमा स्प्रेडसिटमा प्रविष्टि (डिजिटल ब्याकअप अनिवार्य)
- दैनिक तथ्यांक समन्वयक र जिल्लामा पठाइन्छ
समय र लय¶
| परिमाप | सिफारिस गरिएको मापदण्ड |
|---|---|
| खुल्ने समय | 08:00 - 16:00 (अधिकतम 8 घण्टा) |
| खुल्नुअघिको ब्रिफिङ | 07:30 (30 मिनेट) |
| कर्मचारी विश्राम | 12:00 - 13:00 (बन्द वा घुमाइ) |
| सफाइ र भण्डारण | 16:00 - 17:00 |
| दैनिक प्रतिवेदन | 17:00 - 18:00 |
दैनिक समन्वय¶
समन्वयले नै मानवीय सञ्चालनलाई सद्भावनापूर्ण अराजकताबाट फरक पार्छ। दिनको तीन तोकिएको समयले तपाईंको सञ्चालनलाई संरचना दिन्छ।
बिहानको ब्रिफिङ (07:00, 30 मिनेट)¶
यो ब्रिफिङ सबै टोली अगुवाका लागि अनिवार्य छ। क्षेत्रगत स्वयंसेवकहरूले ब्रिफिङपछि आफ्ना टोली अगुवाबाट निर्देशन पाउँछन्।
| बुँदा | जिम्मेवार | अवधि |
|---|---|---|
| परिस्थितिको सारांश (हिजोदेखिको विकास, नयाँ जानकारी) | Disaster Coordinator | 5 मिनेट |
| भण्डार र आपूर्तिको अवस्था (अपेक्षित अभाव, आउँदै गरेको डेलिभरी) | रसद प्रबन्धक | 5 मिनेट |
| टोली तोकिने र दैनिक कार्य (को के गर्छ, कहाँ, कति समयसम्म) | टोली अगुवा | 10 मिनेट |
| सुरक्षा बुँदा (मौसम, बच्नुपर्ने क्षेत्र, अघिल्लो दिनका घटना) | सुरक्षा अधिकृत | 5 मिनेट |
| टोली अगुवाहरूका प्रश्न | सबै | 5 मिनेट |
ब्रिफिङको नतिजा: प्रत्येक टोली अगुवा निम्न कुरा लिएर जान्छन्: 1. दिनको लागि आफ्नो कार्यभार, लिखित रूपमा 2. आफ्नो पुष्टि भएको जनसंख्या 3. आफूले पहिचान गरेको रसद आवश्यकता 4. दिनको आपतकालीन नम्बर
मध्यान्हको बुँदा (12:30, 15 मिनेट, रेडियो वा WhatsApp मार्फत)¶
समन्वयक र प्रत्येक टोली अगुवाबीच छिटो जाँच: - बिहानका उद्देश्यविरुद्धको प्रगति - निर्णय आवश्यक पर्ने समस्याहरू - आवश्यक परे दिउँसोपछिका समायोजन
साँझको समीक्षा (19:00, 30 मिनेट)¶
| बुँदा | विषयवस्तु | अवधि |
|---|---|---|
| के राम्रो भयो | प्रत्येक टोली अगुवाले एउटा सफलता साझा गर्छन् | 5 मिनेट |
| भोगिएका कठिनाइ र भेटिएका समाधान | सामूहिक छलफल | 10 मिनेट |
| भोलिका लागि समायोजन | समन्वयकका निर्णय | 5 मिनेट |
| दैनिक प्रतिवेदनको प्रमाणीकरण | तथ्यांक, घटनाहरू, आवश्यकता | 5 मिनेट |
| भोलिको योजनाको घोषणा | को, के, कहाँ, कहिले | 5 मिनेट |
समीक्षाको अपरिहार्य नियम: कोही पनि समीक्षाबाट निराश र मौन भएर जाँदैन। कुनै सदस्यलाई समस्या भएमा, उनी अहिले नै भन्छन्। नभनिएका कुराले थकानभन्दा छिटो टोलीहरूलाई मार्छ।
जिल्लालाई दैनिक प्रतिवेदन¶
दैनिक प्रतिवेदन 20:00 अघि DRO लाई पठाइन्छ। यसले अध्याय 13 मा परिभाषित ढाँचा प्रयोग गर्छ। स्थिरीकरण चरणमा, यी थप्नुहोस्:
- परिस्थितिको विकास (सुधार, गिरावट, ठहराव)
- DRG ट्र्याकिङ (प्राप्त रकम, खर्च भएको रकम, बाँकी)
- अन्य पक्षहरूसँग समन्वय (गैरसरकारी संस्था, अधिकारीहरू, अन्य क्लबहरू)
- 3-दिने पूर्वानुमान (केवल भोलि मात्र होइन)
- राहत आवश्यकता (स्वयंसेवक, उपकरण)
विपद आर्थिक व्यवस्थापन¶
विपदमा पैसा एउटा गतिवर्धक र एउटा जोखिम दुवै हो। राम्रोसँग व्यवस्थापन गरिएमा, यसले ज्यान बचाउँछ। कुव्यवस्थापन गरिएमा, यसले क्लबको प्रतिष्ठा नष्ट गर्छ र The Rotary Foundation प्रतिको तपाईंको कोष आवेदनलाई अमान्य बनाउँछ।
आधारभूत सिद्धान्त: पहिलो पैसादेखि नै पूर्ण अनुरेखणीयता¶
विपद सञ्चालनमा "रसिदविनाको सानो खरिद" जस्तो कुनै कुरा हुँदैन। प्रत्येक खर्च कागजातमा राखिन्छ। प्रत्येक दान दर्ता गरिन्छ। प्रत्येक वितरण ट्र्याक गरिन्छ। यो कर्मचारीतन्त्र होइन, यो निम्नका लागि अनिवार्य सर्त हो:
- DRG प्रतिपूर्ति प्राप्त गर्न
- दाताहरूलाई दानको प्रयोगको औचित्य पुष्टि गर्न
- क्लब सदस्यहरूलाई हिसाब दिन
- विवाद भएमा आफूलाई कानुनी रूपमा सुरक्षित राख्न
विपद आर्थिक रजिस्टर¶
पहिलो खरिददेखि नै एउटा समर्पित रजिस्टर खोल्नुहोस्। यसलाई क्लबको हालको लेखांकनबाट पूर्ण रूपमा छुट्टै राख्नुहोस्।
रजिस्टर ढाँचा:
| मिति | समय | विवरण | श्रेणी | आपूर्तिकर्ता | रकम (USD) | भुक्तानी विधि | रसिद नं. | प्रमाणित गर्ने |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 03/10 | 08:30 | बोतलको पानी (200 × 1.5L) | पानी | सुपरमार्केट X | 150.00 | नगद | R-001 | [आद्याक्षर] |
| 03/10 | 10:00 | चामल 50 किग्रा (5 बोरा) | खाना | थोक विक्रेता Y | 125.00 | ट्रान्सफर | R-002 | [आद्याक्षर] |
| 03/10 | 14:00 | तिरपाल 4×6मि (10 वटा) | आश्रय | हार्डवेयर पसल Z | 200.00 | नगद | R-003 | [आद्याक्षर] |
मानक श्रेणीहरू: - पानी - खाना - आश्रय - सरसफाइ - स्वास्थ्य / प्राथमिक उपचार - ढुवानी / इन्धन - सञ्चार - उपकरण / सामग्री - विविध (व्यवस्थित रूपमा औचित्य पुष्टि गर्नुपर्ने)
रसिद व्यवस्थापन प्रक्रिया¶
- संकलन: खरिद गर्ने प्रत्येक सदस्यले सोही दिन मौलिक रसिद फिर्ता गर्छन्।
- क्रमांकन: प्रत्येक रसिदले क्रमिक संख्या पाउँछ (R-001, R-002...)।
- फोटो खिच्ने: प्रत्येक रसिदको तत्काल फोटो खिचिन्छ (डिजिटल ब्याकअप)।
- फाइलिङ: मौलिक रसिदहरू एउटा फोल्डरमा, मितिअनुसार, अंकीय क्रममा फाइल गरिन्छ।
- प्रविष्टि: प्रत्येक रसिद 24 घण्टाभित्र आर्थिक रजिस्टरमा प्रविष्ट गरिन्छ।
- प्रमाणीकरण: रजिस्टरको प्रत्येक लाइनमा दोस्रो प्रबन्धकद्वारा सहहस्ताक्षर गरिन्छ (दोहोरो नियन्त्रण)।
यदि कुनै खरिदमा रसिद छैन भने: सदस्यले मिति, रकम, खरिदको प्रकृति र रसिद नहुनुको कारण उल्लेख गरी एउटा शपथपत्र लेख्छन्। यो कहिलेकाहीं मात्र स्वीकार्य हुन्छ, यो नियम बन्नु हुँदैन।
समर्पित दान बैंक खाता¶
यदि क्लबले आफ्नै दान माध्यम खोल्छ, र कुनै पनि महत्वपूर्ण सञ्चालनका लागि यसो गर्नुपर्छ, त्यसका नियमहरू कडा हुन्छन्।
| नियम | विवरण | किन |
|---|---|---|
| छुट्टै खाता | विपदका लागि विशेष रूपमा खोलिएको, क्लबको हालको खाताभन्दा फरक | पारदर्शिता, अनुरेखणीयता |
| दोहोरो हस्ताक्षर | कुनै पनि रकम झिक्ने वा सार्नका लागि दुई हस्ताक्षर आवश्यक (president + treasurer वा vice-president) | दुरुपयोग रोकथाम |
| दान रजिस्टर | प्राप्त प्रत्येक दान दर्ता गरिन्छ (दाता, रकम, मिति, विधि) | धन्यवाद, कर रसिद |
| सञ्चार | कोषको प्रयोगबारे दाताहरूलाई मासिक प्रतिवेदन | विश्वास र पारदर्शिता |
| बन्द गर्ने | सञ्चालन सकिएपछि खाता बन्द गरिन्छ र बाँकी रकम बाँडफाँट गरिन्छ | कुनै निष्क्रिय कोष नरहने |
कोषको प्रयोग, प्राथमिकता तह:
| प्राथमिकता | प्रयोग | बजेटको सांकेतिक % |
|---|---|---|
| 1 | पीडितहरूका लागि प्रत्यक्ष खरिद (पानी, खाना, आश्रय, सरसफाइ) | 70-80% |
| 2 | सञ्चालनसम्बन्धी रसद (ढुवानी, इन्धन, उपकरण) | 10-15% |
| 3 | सञ्चार र समन्वय | 3-5% |
| 4 | प्रशासनिक लागत (छपाइ, सामग्री) | 2-5% |
| 5 | आकस्मिक जगेडा | 5% |
विपद कोषबाट कहिल्यै वित्तपोषण गर्नु नहुने कुराहरू: - कार्यमा नरहेका रोटेरियनहरूको खाना वा आवास - रोटरी-ब्रान्डेड लुगा वा उपहार सामग्री - सञ्चालनसँग प्रत्यक्ष सम्बन्ध नभएका यात्रा वा भ्रमण - मनोरञ्जन वा स्वागतसम्बन्धी खर्च
साप्ताहिक आर्थिक प्रतिवेदन¶
हरेक हप्ता, कोषाध्यक्षले जिल्लामा पठाइने र सदस्यहरू समक्ष प्रस्तुत गरिने एउटा आर्थिक प्रतिवेदन तयार गर्छन्।
साप्ताहिक आर्थिक प्रतिवेदन
Rotary Club of [नाम] — सञ्चालन [नाम]
[मिति] देखि [मिति] सम्मको हप्ता
1. उपलब्ध कोष
हप्ताको सुरुमा बाँकी: _________ USD
यस हप्ता प्राप्त दान: _________ USD
प्राप्त DRG: _________ USD
अन्य कोष: _________ USD
कुल उपलब्ध: _________ USD
2. हप्ताको खर्च
पानी: _________ USD
खाना: _________ USD
आश्रय: _________ USD
सरसफाइ: _________ USD
स्वास्थ्य: _________ USD
ढुवानी / इन्धन: _________ USD
उपकरण / सामग्री: _________ USD
सञ्चार: _________ USD
विविध: _________ USD
कुल खर्च: _________ USD
3. बाँकी
हप्ताको अन्त्यमा बाँकी: _________ USD
4. प्रक्षेपण
अर्को हप्ता योजना गरिएको खर्च: _________ USD
अनुमानित घाटा: _________ USD
थप कोषको आवश्यकता: हो / होइन
5. संकलन गरिएका रसिदको संख्या: _________
हराएका रसिदको संख्या: _________
सुधारात्मक कार्यहरू: ________________________________
तयार गर्ने: _________________ (Treasurer)
प्रमाणित गर्ने: _________________ (President)
मिति: _________________
Disaster Response Grant (DRG) सँगको समन्वय¶
DRG तपाईंको बाहिरी कोषको पहिलो स्रोत हो। अधिकतम 25,000 USD, सामान्यतया The Rotary Foundation ले 2-4 हप्तामा स्वीकृत गर्छ, र नामाकरण गरिएको आँधीबेहरीका लागि प्रभावअघिको पेसमा 24-48 घण्टामा। यो प्रयोगको औचित्य पुष्टि भएपछि भुक्तानी गरिनेछ।
DRG ले के-के वित्तपोषण गर्छ: - खानेपानी र शुद्धीकरण - आपतकालीन खाना - अस्थायी आश्रय र पुनर्निर्माण सामग्री - चिकित्सा र सरसफाइ सामग्री - लुगा र कम्बल - रसद ढुवानी - औजार र मलबा हटाउने साधन
DRG ले वित्तपोषण नगर्ने कुराहरू: - स्वयंसेवकको तलब - क्लबको स्थायी उपकरण - क्लब सञ्चालन लागत - पीडितहरूलाई नगद दान (विशेष स्वीकृत अवस्थाबाहेक)
आवेदन क्रम:
- क्लब President ले जिल्ला DRO सँग मिलेर आवेदन तयार गर्छन्
- DG ले यसलाई The Rotary Foundation मा पठाउँछन्
- 2-4 हप्तामा स्वीकृति (नामाकरण गरिएको आँधीबेहरीका लागि प्रभावअघिको पेसमा 24-48 घण्टा)
- जिल्ला वा क्लबको खातामा भुक्तानी
- पेस गरिएको बजेटअनुसार प्रयोग
- 12 महिनाभित्र सहायक कागजातसहित स्टुअर्डसिप प्रतिवेदन
सुझाव: आफ्नै कोष तुरुन्तै खर्च गर्न सुरु गर्नुहोस्, र समानान्तर रूपमा DRG को अनुरोध गर्नुहोस्। कारबाहीका लागि DRG को पर्खाइ नगर्नुहोस्, पहिलो 72 घण्टाले पर्खँदैन। यदि तपाईंका खर्चहरू राम्ररी कागजातमा राखिएका छन् भने DRG ले तिनको प्रतिपूर्ति गर्न आउनेछ।
सामुदायिक भान्सा कहिले बन्द गर्ने, वस्तुनिष्ठ मापदण्ड¶
आवश्यकताभन्दा बढी समय भान्सा चलाइराख्दा निर्भरता कायम रहन्छ र स्वयंसेवकहरू थाक्छन्। धेरै चाँडो बन्द गर्नुको अर्थ हो परिवारहरूलाई खानाविना छोड्नु। भावनामा होइन, मापदण्डमा निर्णय गर्नुहोस्।
तीनमध्ये दुई मापदण्ड पूरा भएपिच्छे भान्सा बन्द गर्नुहोस्:
| मापदण्ड | सीमा |
|---|---|
| सक्रिय स्थानीय बजार | क्षेत्रका ≥ 80% खाद्य पसल पुनः खुलिसकेका |
| भान्साको प्रति एकाइ लागत | प्रति खानाको लागत स्थानीय बजारमा किन्न पाइने समकक्ष खानाको मूल्यभन्दा बढी भएको |
| उपस्थिति | सक्रिय लाभग्राहीको संख्या अवलोकन गरिएको उच्चतम स्तरको 20%भन्दा कम, लगातार 3 दिनसम्म |
बन्द गर्ने प्रक्रिया (D-3 देखि D+0): - D-3: लाभग्राही र साझेदारहरूलाई बन्द हुने मिति घोषणा गर्नुहोस् (सूचना टाँस्ने, नगरपालिका, Red Cross) - D-2: बाँकी कमजोर वर्गका लाभग्राहीहरूलाई स्थायी सामाजिक सेवातर्फ निर्देशित गर्नुहोस् (CCAS, Red Cross, खाद्य बैंक) - D-1: खरिद रोक्नुहोस्, नाशवान भण्डार सिध्याउनुहोस् (कुनै संस्थालाई दान वा अन्तिम वितरण) - D+0: बन्द हुने दिन। पूर्ण सफाइ, सापटी लिइएका उपकरण फिर्ता, आर्थिक समीक्षा - D+7: तस्बिर, लाभग्राही रजिस्टर, खर्चसहितको बन्द प्रतिवेदन, स्थिरीकरण SITREP मा समावेश गरिने
स्थिरीकरण चरणमा अनुगमन सूचकहरू¶
यी सूचकहरू आफ्नो मुख्यालयको बोर्डमा टाँस्नुहोस्। तिनलाई दैनिक अद्यावधिक गर्नुहोस्। यिनै तपाईंको ड्यासबोर्ड हुन्।
| सूचक | लक्ष्य | मापन आवृत्ति |
|---|---|---|
| परोसिएको खानाको संख्या / दिन | स्थापित क्षमताअनुसार | दैनिक |
| वितरित पानीको लिटर / दिन | 15 L × लाभग्राहीको संख्या | दैनिक |
| आश्रय पाएका परिवारको संख्या | पहिचान भएका सबै बेघरबार | दैनिक |
| सक्रिय स्वयंसेवकको संख्या | आवश्यकताअनुसार | दैनिक |
| संचित स्वयंसेवक घण्टा | कागजातमा राख्नुपर्ने (Grant मूल्यांकन) | दैनिक |
| बजेटविरुद्ध संचित खर्च | स्वीकृत बजेटको < 100% | दैनिक |
| संकलन गरिएका रसिद / भएका खर्च | 100% | दैनिक |
| सुरक्षासम्बन्धी घटनाहरू | 0 | दैनिक |
| खाद्य विषाक्तताका घटनाहरू | 0 | दैनिक |
| जिल्लामा पठाइएको दैनिक प्रतिवेदन | प्रतिदिन 20:00 अघि | दैनिक |
यस अध्यायले तपाईंलाई दुई हप्तासम्म टिक्नका लागि पूर्ण सञ्चालन ढाँचा दिन्छ। यदि दुई हप्तापछि पनि परिस्थिति स्थिर भएको छैन भने, यसको अर्थ हो कि विपदको आकार DCA-3 भन्दा माथि पुगेको छ। जिल्लामा माथि पठाउनुहोस्। राहतको माग गर्नुहोस्। आफ्ना स्वयंसेवकहरूको सुरक्षा गर्नुहोस्। पुनर्लाभ चरण (भाग IV) ले जिम्मेवारी सम्हाल्नेछ।