Chapitre 7, Inventorier le capital du club¶
Trois capitaux, un seul inventaire¶
Un club Rotary de 30 membres, ce n'est pas 30 bénévoles. C'est 30 professionnels, chacun avec un réseau de contacts, des compétences spécialisées, des ressources matérielles, personnelles et professionnelles. L'entreprise de transport d'un membre, c'est trois camions disponibles. Le cabinet médical d'un autre, c'est une source de fournitures sanitaires. Le restaurant d'un troisième, c'est une cuisine collective déjà équipée.
La puissance d'un club en catastrophe ne se mesure pas au nombre de membres, mais à la qualité de l'inventaire qu'il a fait de ce que ces membres peuvent mobiliser.
Cet inventaire couvre trois capitaux : - Capital humain : compétences, langues, disponibilité - Capital matériel : équipements, véhicules, locaux, stocks - Capital relationnel : affiliations, réseaux professionnels, contacts institutionnels
Le Coordinateur Catastrophes est responsable de constituer et mettre à jour cet inventaire. Fréquence : annuelle au minimum, à la rentrée rotarienne (juillet-septembre).
Capital humain : les compétences de vos membres¶
Tableau d'inventaire des compétences¶
Chaque membre remplit une fiche. Le Coordinateur compile le tout dans un tableur partagé + une copie papier plastifiée.
| Champ | Exemple |
|---|---|
| Nom complet | Dr. Marie DUPONT |
| Profession principale | Médecin généraliste |
| Compétence catastrophe primaire | Triage, soins d'urgence, évaluation sanitaire |
| Compétence catastrophe secondaire | Formation premiers secours, PFA |
| Formations spécifiques | PSC1 (2024), PFA Croix-Rouge (2025), GMS (2025) |
| Langues parlées | Français (natif), Anglais (courant), Arabe (conversationnel) |
| Disponibilité estimée en crise | J+0 à J+3 : 100 % / J+4 à J+14 : 50 % (cabinet à assurer) |
| Limitations | Mobilité réduite (genou), pas de terrain accidenté |
Modèle de tableau récapitulatif (extrait)¶
| Membre | Profession | Compétence catastrophe | Langues | Disponibilité J+0 |
|---|---|---|---|---|
| Martin, J. | Chef d'entreprise BTP | Logistique, déblaiement, évaluation bâtiments | FR, EN | Immédiate |
| Dupont, M. | Médecin | Triage, soins | FR, EN, AR | Immédiate |
| Leroy, P. | Avocat | Assurances, droits des sinistrés | FR, EN | H+6 |
| Chen, L. | Restauratrice | Cuisine collective, hygiène alimentaire | FR, ZH, EN | Immédiate |
| Konaté, A. | Ingénieur télécom | Communications, systèmes IT | FR, WO, EN | H+4 |
| Moreau, S. | Expert-comptable | Comptabilité, stewardship TRF | FR | H+12 |
| Petit, F. | Agriculteur | Véhicules lourds, terrain, stockage | FR | Immédiate |
| Da Silva, R. | Pharmacien | Gestion médicaments, conseil sanitaire | FR, PT, EN | H+2 |
| Berger, C. | Journaliste | Communication crise, médias | FR, EN, ES | Immédiate |
| Nakamura, H. | Architecte | Évaluation dommages, plans reconstruction | FR, JA, EN | H+6 |
Réseaux professionnels des membres¶
C'est ici que le Rotary se distingue de toute autre organisation de bénévoles. Vos membres ne viennent pas seuls, ils viennent avec leurs réseaux.
| Membre | Réseau professionnel mobilisable | Ressource potentielle |
|---|---|---|
| Martin, J. (BTP) | Fournisseurs matériaux, sous-traitants, conducteurs d'engins | Bâches, bois, main-d'œuvre qualifiée, engins |
| Chen, L. (Restauration) | Fournisseurs alimentaires, grossistes, réseau HACCP | Denrées en quantité, équipement cuisine |
| Petit, F. (Agriculture) | Coopérative agricole, transporteurs, stockage froid | Camions, entrepôts frigorifiques, alimentation |
| Da Silva, R. (Pharmacie) | Grossistes pharmaceutiques, réseau officinal | Médicaments d'urgence, matériel de soin |
| Leroy, P. (Avocat) | Réseau barreau, notaires, assureurs | Aide juridique pro bono, expertise assurance |
Action concrète : Lors de l'inventaire annuel, demandez à chaque membre : « Si la catastrophe frappe demain, quels contacts professionnels pourriez-vous appeler dans l'heure pour obtenir des ressources ? » Notez les noms, les numéros, les ressources accessibles. Ces contacts de second cercle multiplient la capacité du club par 5 ou 10.
Capital matériel : ce que vos membres possèdent¶
L'inventaire matériel couvre ce que les membres peuvent mettre à disposition, personnellement et via leurs entreprises. La distinction est importante : un membre peut offrir sa voiture personnelle immédiatement ; le camion de son entreprise nécessite peut-être l'accord d'un associé.
Inventaire type¶
Véhicules¶
| Propriétaire | Type de véhicule | Capacité | Personnel/Entreprise | Disponibilité |
|---|---|---|---|---|
| Martin, J. | Camion 3,5 T | 3 tonnes | Entreprise | Accord associé requis |
| Martin, J. | Fourgon utilitaire | 1,2 T | Entreprise | Immédiate |
| Petit, F. | Tracteur + remorque | 5 tonnes | Personnel | Immédiate |
| Petit, F. | 4×4 pick-up | 5 passagers + 500 kg | Personnel | Immédiate |
| Konaté, A. | Berline | 4 passagers | Personnel | Immédiate |
Générateurs et énergie¶
| Propriétaire | Équipement | Puissance | Carburant | Disponibilité |
|---|---|---|---|---|
| Martin, J. | Générateur portable | 5 kW | Essence | Entreprise, accord requis |
| Petit, F. | Générateur agricole | 12 kW | Diesel | Immédiate |
| Club Rotary | Power bank solaire | 100 W | Solaire | Au local du club |
Locaux et espaces¶
| Propriétaire | Type de local | Surface | Capacité d'accueil | Équipements |
|---|---|---|---|---|
| Chen, L. | Restaurant | 120 m² | 80 personnes | Cuisine équipée, eau, électricité, parking |
| Martin, J. | Entrepôt BTP | 300 m² | Stockage uniquement | Accessible camion, sécurisé |
| Club Rotary | Salle de réunion | 60 m² | 40 personnes | WiFi, toilettes, projecteur |
| Moreau, S. | Garage/atelier | 80 m² | Stockage | Électricité, accès voiture |
| Berger, C. | Bureau | 40 m² | 10 personnes | WiFi haut débit, imprimante |
Équipements spécialisés¶
| Catégorie | Équipement | Propriétaire | Quantité |
|---|---|---|---|
| Construction | Tronçonneuse | Petit, F. | 2 |
| Construction | Perceuse, visseuse, scie circulaire | Martin, J. | Lot complet |
| Eau | Pompe à eau submersible | Petit, F. | 1 |
| Eau | Filtre à eau de campagne | Club Rotary | 1 (kit DRC) |
| Communication | Talkies-walkies PMR446 | Club Rotary | 4 |
| Communication | Téléphone satellite Iridium | Konaté, A. | 1 (professionnel) |
| Communication | Terminal internet satellite (Starlink Mini) | Konaté, A. | 1 (à mobiliser) |
| Médical | Défibrillateur (DEA) | Dr. Dupont | 1 (cabinet) |
| Médical | Trousses premiers secours complètes | Club Rotary | 3 |
| Cuisine | Réchauds gaz industriels | Chen, L. | 4 (restaurant) |
| Cuisine | Marmites 50 L | Chen, L. | 3 (restaurant) |
| Abris | Tentes 4 places | Petit, F. | 2 |
| Abris | Bâches 6×4 m | Martin, J. | 10 (entreprise) |
| Éclairage | Projecteur LED sur pied | Martin, J. | 2 (chantier) |
Format de l'inventaire¶
Double format obligatoire : - Numérique : Tableur (Excel/Google Sheets) partagé avec le Coordinateur, le Président, et les 3 membres du comité DRC. Protégé par mot de passe (contient des informations personnelles). - Papier : Version imprimée, plastifiée, stockée au domicile du Coordinateur ET au local du club. Cette version ne contient pas les adresses personnelles, uniquement noms, compétences, téléphones, et ressources.
Capital relationnel : les affiliations croisées¶
Les Rotariens ne vivent pas dans une bulle Rotary. Beaucoup sont engagés dans d'autres organisations, détiennent des mandats, ou appartiennent à des réseaux complémentaires. Ces affiliations croisées sont une richesse considérable, à condition de les connaître.
Tableau des affiliations croisées¶
| Membre | Affiliation externe | Rôle/Grade | Ressource en catastrophe |
|---|---|---|---|
| Martin, J. | Pompiers volontaires | Sergent | Accès aux réseaux pompiers, formation secours, équipement |
| Leroy, P. | Conseil municipal | Adjoint au maire | Accès direct à la mairie, décisions d'urgence |
| Dupont, M. | Croix-Rouge | Bénévole formée | Liaison directe Croix-Rouge, formation PFA |
| Petit, F. | Réserve militaire | Réserviste | Formation terrain, réseau logistique militaire |
| Nakamura, H. | Lions Club | Membre actif | Coordination inter-clubs de service, mutualisation |
| Berger, C. | Association de journalistes | Bureau | Réseau médias, diffusion rapide d'information |
| Konaté, A. | Communauté religieuse (mosquée) | Responsable solidarité | Réseau d'entraide communautaire, espaces d'accueil |
| Moreau, S. | Chambre de commerce | Trésorier | Réseau entreprises locales, fonds d'urgence économique |
Pourquoi c'est critique : Martin qui est pompier volontaire peut vous dire en 10 minutes si la zone est sûre pour vos bénévoles, information que vous attendriez des heures par les canaux officiels. Leroy qui est adjoint au maire peut débloquer l'ouverture du gymnase pour héberger des sinistrés le temps d'un appel. Ces passerelles sont votre avantage compétitif.
Double appartenance Rotary-ONG : formaliser le rôle de liaison¶
Quand un membre est aussi actif dans une autre organisation (Croix-Rouge, Lions, Protection Civile), désignez-le formellement comme agent de liaison entre le club et cette organisation. Cela signifie :
- Il est le premier contact du club vers cette organisation en cas de crise
- Il représente le club dans les réunions de coordination avec cette organisation
- Il maintient les contacts à jour entre les deux organisations
- Il signale au club les exercices ou formations auxquels participer
Le système de call-down list¶
La call-down list (liste de rappel) est le mécanisme qui permet de joindre tous les membres en moins de 30 minutes, même si les réseaux sont saturés. Le principe : chaque personne appelle 2-3 personnes, qui appellent chacune 2-3 personnes, et ainsi de suite.
Architecture de l'arbre d'appel¶
COORDINATEUR CATASTROPHES
├── Responsable Branche A
│ ├── A-1 → appelle 5 membres
│ └── A-2 → appelle 5 membres
├── Responsable Branche B
│ ├── B-1 → appelle 5 membres
│ └── B-2 → appelle 5 membres
└── Responsable Branche C (si >30 membres)
├── C-1 → appelle 5 membres
└── C-2 → appelle 5 membres
Résultat : Le Coordinateur fait 2-3 appels. En 30 minutes, 30+ membres sont joints.
Règles de fonctionnement¶
| Règle | Détail |
|---|---|
| Pas de réponse | 3 tentatives espacées de 5 minutes, puis passer au suppléant désigné |
| Confirmation | Le dernier membre de chaque branche envoie un SMS au Coordinateur : « Branche X complète, [nombre] joints sur [total] » |
| Horaires | Pas d'appel entre 22h et 6h sauf urgence vitale |
| Message | Transmettre exactement tel que reçu, ne pas interpréter, ne pas ajouter, ne pas commenter |
| Suppléants | Chaque position de l'arbre a un suppléant désigné |
Script d'appel standardisé¶
« Bonjour, ici [NOM], club Rotary de [VILLE].
Message d'alerte catastrophe.
SITUATION : [résumé en 1-2 phrases].
ACTION DEMANDÉE : [ce que le membre doit faire].
Confirmez-vous la réception ?
Merci d'appeler maintenant [NOM 1] au [NUMÉRO]
et [NOM 2] au [NUMÉRO]. »
Test trimestriel obligatoire (cadence harmonisée avec le ch00)¶
La call-down list ne fonctionne que si elle est testée. Organisez un test réel quatre fois par an :
| Mois | Type de test | Méthode |
|---|---|---|
| Septembre | Test complet | Activation réelle de l'arbre. Le Coordinateur déclenche, chronomètre, et note les échecs. |
| Décembre | Test partiel | Activation d'une seule branche, par SMS. |
| Mars | Test partiel | Activation d'une autre branche, par appel téléphonique. |
| Juin | Test partiel | Activation de la dernière branche, par WhatsApp. |
Indicateurs de performance :
| Indicateur | Cible |
|---|---|
| Temps pour joindre 80 % des membres | < 30 minutes |
| Taux de réponse au premier appel | > 60 % |
| Taux de réponse après 3 tentatives + suppléant | > 90 % |
| Numéros obsolètes détectés | 0 (sinon, mettre à jour immédiatement) |
Format de la call-down list¶
La call-down list existe en deux versions :
Version complète (numérique) : - Tableur avec : nom, rôle dans l'arbre, tél. principal, tél. secondaire, email, compétences, adresse - Stocké sur cloud sécurisé + copie locale sur clé USB
Version terrain (papier) : - Format carte pliable (tient dans un portefeuille) - Contient uniquement : nom, position dans l'arbre, tél. principal, tél. secondaire - Plastifiée - Distribuée à chaque membre du club - Conservée au domicile ET au bureau
Rappel : Un numéro périmé dans une call-down list, c'est une branche entière coupée. La mise à jour trimestrielle n'est pas optionnelle.
Répertoire des contacts externes¶
Au-delà des membres, le club doit disposer d'un répertoire de contacts externes, les personnes et organisations à joindre en cas de catastrophe. Ce répertoire est la responsabilité du Coordinateur Catastrophes.
Contacts d'urgence locaux¶
| Organisme | Nom du contact | Tél. direct | Fonction | Dernière vérification |
|---|---|---|---|---|
| Pompiers / SDIS | Commandant de brigade | //___ | ||
| SAMU / Urgences médicales | Directeur médical | //___ | ||
| Police / Gendarmerie | Commissaire / Commandant | //___ | ||
| Mairie, Cellule de crise | DGS ou responsable sécurité | //___ | ||
| Préfecture, Protection civile | Chef SIDPC | //___ | ||
| Hôpital principal | Directeur des urgences | //___ | ||
| Service eau | Astreinte urgence | //___ | ||
| Service électricité | Astreinte urgence | //___ | ||
| Service gaz | Astreinte urgence | //___ |
Contacts humanitaires et associatifs¶
| Organisme | Nom du contact | Tél. direct | Ressources mobilisables | Dernière vérification |
|---|---|---|---|---|
| Croix-Rouge / Croissant-Rouge | Abris, premiers secours, eau | //___ | ||
| Secours Populaire / Caritas | Aide alimentaire, vêtements | //___ | ||
| Banque Alimentaire | Denrées alimentaires | //___ | ||
| Salvation Army | Alimentation, hébergement | //___ | ||
| Autre ONG locale 1 | //___ | |||
| Autre ONG locale 2 | //___ |
Contacts Rotary¶
| Fonction | Nom | Tél. direct | Dernière vérification | |
|---|---|---|---|---|
| Gouverneur de District | //___ | |||
| DRO (District Disaster Relief Officer) | //___ | |||
| DRFC (District Rotary Foundation Committee Chair) | //___ | |||
| DNA-RAG contact régional | //___ | |||
| ShelterBox, contact local | //___ | |||
| Club jumeau le plus proche | //___ |
Contacts économiques¶
| Acteur | Nom du contact | Tél. direct | Ressources mobilisables | Dernière vérification |
|---|---|---|---|---|
| Supermarché / Grande surface | Eau, alimentation, hygiène | //___ | ||
| Entreprise de transport | Camions, logistique | //___ | ||
| Station-service | Carburant | //___ | ||
| Pharmacie | Médicaments | //___ | ||
| Hôtel | Hébergement d'urgence | //___ | ||
| Imprimerie | Formulaires, affiches | //___ |
Contacts médias¶
| Média | Nom du journaliste | Tél. direct | Type | Dernière vérification |
|---|---|---|---|---|
| Journal local | Presse écrite | //___ | ||
| Radio locale | Radio | //___ | ||
| TV locale | Télévision | //___ | ||
| Correspondant presse nationale | Presse | //___ |
Fréquence de mise à jour : Trimestrielle pour les contacts d'urgence. Annuelle pour les autres. La colonne « Dernière vérification » est là pour une raison : un numéro non vérifié depuis 12 mois n'est plus fiable.
Numérique ET papier : les deux sont indispensables¶
Ce point mérite d'être martelé. En catastrophe, l'un ou l'autre manquera.
Pourquoi le numérique ne suffit pas¶
| Scénario | Conséquence |
|---|---|
| Coupure de courant prolongée | Pas de WiFi, pas d'accès au cloud, batterie téléphone limitée |
| Antennes relais détruites | Pas de 4G/5G, pas de données mobiles |
| Serveur cloud inaccessible | Google Drive, Dropbox, inaccessibles sans internet |
| Téléphone perdu/détruit | Toutes les données locales perdues |
Pourquoi le papier ne suffit pas¶
| Scénario | Conséquence |
|---|---|
| Domicile détruit ou inaccessible | Documents papier perdus |
| Inondation | Documents papier détruits |
| Besoin de partage rapide | Impossible de copier/envoyer un document papier à 30 personnes |
| Mise à jour | Le papier n'est pas mis à jour en temps réel |
La solution : double format systématique¶
| Document | Version numérique | Version papier |
|---|---|---|
| Call-down list | Cloud + clé USB + téléphone | Carte plastifiée (chaque membre) |
| Inventaire des ressources | Tableur partagé (protégé) | Classeur plastifié (Coordinateur + local club) |
| Répertoire contacts externes | Tableur partagé | Fiche plastifiée (Coordinateur + Président) |
| Plan d'urgence complet | PDF sur cloud + clé USB | Classeur au local du club + domicile Coordinateur |
| Formulaires opérationnels | Fichiers modèles sur clé USB | 50 exemplaires pré-imprimés au local |
Kit documentaire physique¶
Le Coordinateur Catastrophes maintient un classeur d'urgence, un classeur physique, stocké en lieu sûr (local du club + copie au domicile du Coordinateur), contenant :
- Call-down list à jour (plastifiée)
- Inventaire des ressources membres (résumé)
- Répertoire contacts externes
- Plan de succession
- 20 formulaires SITREP vierges
- 20 formulaires d'évaluation rapide vierges
- 20 formulaires d'inscription bénévoles vierges
- 10 fiches de suivi financier quotidien vierges
- 10 fiches message d'urgence papier
- Carte locale imprimée
- Clé USB avec tous les fichiers numériques
Ce classeur est vérifié et mis à jour à chaque début de trimestre.
Checklist d'inventaire annuel¶
À réaliser entre juillet et septembre de chaque année rotarienne :
- Fiche de compétences remplie par chaque membre (nouveau et existant)
- Tableau récapitulatif des compétences mis à jour
- Réseaux professionnels de chaque membre documentés
- Inventaire matériel mis à jour (véhicules, générateurs, locaux, équipements)
- Affiliations croisées recensées
- Agents de liaison formellement désignés
- Call-down list mise à jour et redistribuée à tous les membres
- Répertoire contacts externes vérifié (appel de vérification)
- Version numérique sauvegardée (cloud + clé USB)
- Version papier imprimée et classée (local club + domicile Coordinateur)
- Résultats de l'inventaire présentés au club lors d'une réunion
Le capital de votre club n'est pas dans la caisse. Il est dans la salle, chaque semaine, autour de la table. Cet inventaire transforme un groupe de professionnels qui se réunissent le mardi midi en une force de réponse structurée et immédiatement mobilisable. La différence entre un club préparé et un club qui ne l'est pas, c'est ce document.