Annexe B : Trame du dossier de relèvement
Cette annexe rassemble les pièces que chaque chapitre a ajoutées au dossier de relèvement de votre club. Remplie, elle tient en une vingtaine de pages. Elle sert à trois choses : décider au sein du club, convaincre le district et les partenaires, et préparer, si le projet en a besoin, une demande de subvention mondiale à la Fondation Rotary, dont plusieurs rubriques reprennent les questions.
Elle se remplit dans l'ordre du livre, mais elle vit : la fiche d'évaluation sera mise à jour, le plan de financement révisé, l'organigramme complété à chaque passation. Datez chaque pièce et gardez les versions successives. Désignez une personne qui tient le dossier d'une présidence à l'autre (chapitre 11).
Pièce 0 : Identité du projet
| Rubrique |
À remplir |
| Catastrophe |
nature, date, zone touchée |
| Territoire du projet |
commune, quartier, filière |
| Club hôte |
nom, président, coordinateur du projet |
| District |
numéro, gouverneur, président de la commission Fondation du district |
| Club partenaire international |
s'il existe déjà |
| Date de création du dossier |
|
| Personne qui tient le dossier |
nom, fonction, durée de l'engagement |
Pièce 1 : Carte « qui fait quoi » (chapitre 2)
| Question |
Réponse |
| Qui pilote la reconstruction (autorité nationale, mairie) ? |
|
| Où se tiennent les réunions de coordination, et quand ? |
|
| Qui agit déjà, par secteur (moyens de subsistance, abri, eau, éducation) ? |
|
| Où se situe le Rotary (club, district, groupes d'action) ? |
|
| Ce que personne ne fait |
|
Première version au chapitre 2 ; la pièce 8 la complète.
Pièce 2 : Fiche d'évaluation économique (chapitre 3, annexe A)
- Évaluations existantes consultées (MIRA, PDNA, évaluations sectorielles) : lesquelles, résultats retenus.
- Deux ou trois activités critiques choisies, avec les critères qui ont justifié le choix.
- Pour chaque activité : la grille dommages, pertes, besoins, obstacle principal.
- Les personnes et groupes entendus, dont les femmes, l'informel et les travailleurs à domicile.
- La date de restitution aux personnes interrogées, et à qui les données ont été transmises.
- Pour chaque activité, la conclusion : rien à faire, obstacle à signaler, ou besoin à traiter.
Pièce 3 : Décision de bascule (chapitre 4)
| Rubrique |
À remplir |
| Date du constat |
et qui l'a fait (club, district, autorités) |
| Indicateurs du guide catastrophe |
réunis, partiellement, non, avec la preuve |
| Signaux de marché |
les marchés fonctionnent-ils ? l'aide gêne-t-elle l'embauche locale ? |
| Prochaine revue |
date à laquelle la décision sera réexaminée |
Liste « arrêter » : pour chaque activité d'urgence que mène le club, le critère d'arrêt et le relais (qui prendra le relais pour les personnes qui en ont encore besoin).
Liste « commencer » : les travaux préparatoires lancés et le dossier de financement ouvert.
Pièce 4 : Filtre « ne pas nuire » (chapitre 5)
Pour chaque idée de projet, les réponses écrites aux cinq questions du chapitre 5, puis la décision.
| Idée de projet |
Réponses aux cinq questions |
Décision |
|
|
on y va / on redessine / on ne lance pas |
|
|
|
Pour tout projet qui injecte de l'argent ou des biens : le relevé de prix hebdomadaire prévu (produits, commerçants, jour, responsable ; annexe A, bloc A9).
Pièce 5 : Les quatre leviers et leur calendrier (chapitres 6 à 9)
Volet « argent » (chapitre 6)
| Rubrique |
À remplir |
| Partenaire financier local |
nom, statut, ancienneté |
| Vérifications faites |
comptes, portefeuille, audit, politique de rééchelonnement |
| Forme d'appui |
liquidité du prêteur, subventions de redémarrage, épargne, transferts |
| Garde-fous contre le surendettement |
qui évalue, comment |
Volet « compétences » (chapitre 7)
| Rubrique |
À remplir |
| Métiers visés |
et la demande qui les justifie |
| Employeurs et chantiers engagés |
noms, nombre de postes ou d'apprentis |
| Partenaire de formation |
et certification délivrée |
| Après la reconstruction |
ce que deviendront les personnes formées |
Volet « marchés » (chapitre 8)
| Rubrique |
À remplir |
| Chaîne retenue |
produit, territoire |
| Maillon cassé |
et l'acteur qui le tenait avant |
| Réponse choisie |
et pourquoi elle rétablit plutôt qu'elle remplace |
| Acheteur identifié |
|
| Groupement porteur |
coopérative, association, groupe de producteurs |
| Date imposée par la saison |
semis, récolte, campagne de pêche |
Volet « lieux » (chapitre 9)
| Rubrique |
À remplir |
| Lieu choisi |
rue, marché, halle, parc d'activités |
| Ce qui l'empêche de revivre |
et qui en a la charge |
| Comité porteur |
commerçants, propriétaires, municipalité |
| Plan d'exploitation |
de tout bâtiment envisagé : propriétaire, gestion, entretien, fermeture |
| Murs et activité |
qui finance chacun |
Calendrier des quatre leviers
| Levier |
Début |
Passage de main |
À qui |
| Argent |
|
|
|
| Compétences |
|
|
|
| Marchés |
|
|
|
| Lieux |
|
|
|
Pièce 6 : Plan de financement (chapitre 10)
| Volet |
Source |
Ce qu'elle paie, et ne paie pas |
Date de la demande |
|
fonds du club |
|
|
|
subvention catastrophe (district) |
|
|
|
subvention de district |
|
|
|
subvention mondiale |
|
|
|
autres financeurs |
|
|
À vérifier avant de déposer : la version en vigueur des conditions de la Fondation (annexe E) ; l'éligibilité de chaque dépense ; le payeur des murs quand il y en a ; l'affectation des dons reçus « pour l'urgence ».
Pièce 7 : Organigramme sur trois ans (chapitre 11)
| Fonction |
Année 1 |
Année 2 |
Année 3 |
| Président du club hôte |
|
|
|
| Coordinateur du projet |
|
|
|
| Responsable financier du projet |
|
|
|
| Responsable du suivi |
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|
|
| Contact au club partenaire |
|
|
|
| Contact au district |
|
|
|
Ajouter : les groupes d'action à consulter et à quel moment ; les partenaires universitaires et professionnels ; la date de chaque passation et ce qui y est remis.
Pièce 8 : Carte des acteurs et engagements de coordination (chapitre 12)
| Acteur |
Ce qu'il fait |
Contact |
Ce qu'on échange |
| Autorité de reconstruction |
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|
| Mairie |
|
|
|
| Coordination humanitaire |
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|
|
| ONG du même secteur |
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|
| Chambre de commerce |
|
|
|
Engagements du club : se déclarer auprès de la coordination ; s'aligner sur les prix et les salaires convenus ; partager ses données ; dire ses manques ; rendre compte ; annoncer sa sortie.
Pièce 9 : Plan de suivi (chapitre 13)
| Indicateur |
Ligne de base |
Fréquence |
Qui collecte |
|
|
|
|
|
|
|
|
Ajouter : cinq à huit indicateurs au plus ; la date de la ligne de base, avant le premier versement ; le calendrier sur trois ans ; le canal de plainte ouvert aux bénéficiaires ; la date de restitution des résultats ; les mesures standard demandées par la Fondation si le projet passe par une subvention mondiale.
Pièce 10 : Plan de sortie (chapitre 14)
| Rubrique |
À remplir |
| Critères de sortie |
ce qui doit être vrai pour partir (temps, résultats, jalons) |
| Date visée |
et sa marge saisonnière |
| Repreneur de chaque activité |
|
| Propriétaire de chaque bien |
et acte de remise |
| Budget du transfert |
|
| Suivi après la fin |
qui, quand, avec quels moyens |
Pièce 11 : Plan de préparation économique (chapitre 15)
- Les activités et les marchés que votre territoire ne peut pas perdre.
- La liste des commerçants et des employeurs, et comment les joindre quand les réseaux sont coupés.
- Le partenaire financier qui interviendra, et son plan de crise.
- Les dispositifs publics ou humanitaires existants, et la façon dont votre club s'y alignera.
- L'état du district : qualification, rapports à jour, comité catastrophe.
- L'endroit où est gardée la mémoire de la dernière catastrophe, dont ce dossier.
Avant de déposer une demande de subvention mondiale
Si votre projet passe par une subvention mondiale, vérifiez que le dossier répond aux exigences rappelées au chapitre 10, dans la version des conditions en vigueur :